Projekty “zombie”? Zastosuj wzory maili ponaglających
Projekty “zombie” to w naszym nieszablonowym języku ciągnące się jak guma współprace, które zostały całkiem nieźle rozplanowane, ale w trakcie coś poszło srogo nie tak i obecnie sama nie wiesz, kiedy dany projekt się skończy. Tak, tak. Też takie miewamy. Niedokończone zombie, szkielety, które wychodzą z szafy akurat wtedy, kiedy mamy pełen talerz projektów i ostatnia rzecz, jakiej potrzebujemy to odgrzewany kotlet. Przepisujemy te kotlety z tygodnia na tydzień na liście zadań to-do, ale poza dreptaniem w miejscu w zasadzie niewiele się dzieje.
Znasz to? To może być:
- projekt od klientki, która otrzymała dofinansowanie i musiała je wydać w określonym czasie, ale już zapomniała o współpracy przy realizacji zlecenia;
- projekt, który ugrzązł ze względu na brak płatności;
- projekt, który przyjęłaś w akcie desperacji, żeby starczyło na koszty, ale zupełnie nie czujesz flow z tym projektem i odkładasz go wciąż na później;
- projekt, który zaciął się po stronie klienta, ultra-zajętego, zawalonego do tego stopnia, że nie możesz uzyskać informacji, co dalej.
Dzisiaj spróbujemy wspólnie pozbyć się tego balastu, który ciągnie się jak… smród, za przeproszeniem. I psuje radość z nowych przedsięwzięć. Ale przede wszystkim blokuje Twój czas i zasoby. A przez to możesz mieć wrażenie, że pracujesz w kółko, choć nie dzieje się nic znaczącego. Rozłożymy te słonie na 3 części i zastosujmy niezawodne wzory maili.
01
Przygotuj się do zamknięcia projektów, ustalając granice i harmonogramy
Możesz pomyśleć „easier said than done”, prawda? Ale jeśli tak pomyślisz, to gdzieś w głębi pewnie czujesz, że część tych projektowych obsuw to niekoniecznie wina klienta. Mogło się zdarzyć, że przyjęłaś zbyt dużo zleceń i sprawy się mocno skomplikowały. Jeśli taka sytuacja lubi się u Ciebie powtarzać, to chyba czas na rachunek sumienia: Twój proces nie działa poprawnie. Ale zajmiemy się tym, no worries!
Przed Tobą krok 1
Weź kartkę i długopis (możesz też cyfrowo, jasne). Wypisz projekty, które utknęły i przy każdym z nich zanotuj, na jakim etapie coś poszło nie tak i jaki powinien być następny ruch Twojego klienta. To będzie ważne w dalszej komunikacji.
Krok 2
Jeśli masz więcej niż 3 niedokończone projekty, połóż przed sobą kalendarz. Następnie dla każdego projektu wypisz kroki niezbędne do jego ukończenia – po Twojej stronie i po stronie klienta. Uwzględniając bieżące zobowiązania, ułóż harmonogram prac dla każdego niedokończonego projektu.
Krok 3
Rozpisz harmonogramy z datami, dzieląc je na zadania dla siebie (+ data) i dla klienta (+data). Powinny powstać dwie listy zadań dla każdego projektu. My tworzymy harmonogram w postaci osi czasu, wpisując swoje zadania po lewej, a klienta po prawej stronie osi. Tworząc taką wizualizację, staraj się nie wykraczać poza jedną kartkę A4. Psychologicznie jedna kartka zadań jest do ogarnięcia. Więcej kartek = teoretycznie więcej zadań, co może osłabić szanse powodzenia całej akcji.
Prawdopodobnie po wypisaniu tych zadań nie zostanie wiele czasu na nowe projekty i trzeba się z tym liczyć. Może się okazać, że pierwszy „wolny przebieg” wypada Ci za 2 miesiące.
Na tym etapie powinnaś mieć absolutną pewność, że założone przez Ciebie terminy są możliwe do zrealizowania po Twojej stronie. To Twoje złote ramy.
Złącz wszystkie swoje zadania wraz z datami w jedną listę. Spójrz na daty. Czy założony plan jest wykonalny? Jeśli chcesz, żeby klient z Tobą współpracował nad zamknięciem projektów, musisz być pewna swoich ram i sama je szanować. Dopiero poprzez to przekonanie możesz zdyscyplinować swojego klienta lub… zrezygnować z kontynuowania projektu, w poszanowaniu swojego czasu i zasobów. Do tego przydadzą Ci się wzory maili i odrobina asertywności.
02
Przywracanie projektu na właściwe tory czyli wzory maili ponaglających w akcji
To, co Cię teraz czeka, to zakomunikowanie klientowi, jak się sprawy mają i co musi się wydarzyć, żeby projekt potoczył się do przodu. Jeśli do tej pory nie wzywałaś klienta zbyt stanowczo do podjęcia akcji, to teraz jest ten moment. My używamy do tego następującego wzoru, który pochodzi z naszego „Podręcznika współpracy z klientem”:
Cześć [imię klientki],
Mam nadzieję, że wszystko u Ciebie w porządku, a Twój biznes rozwija się zgodnie z planem. Jednak chcę przypomnieć o rozpoczętym projekcie, który nie doczekał się realizacji zgodnie z harmonogramem przewidzianym na początku naszej współpracy. Jestem przekonana, że realizacja projektu przyniesie Ci [wypisz konkretne korzyści], dlatego zdecydowanie namawiam Cię do wznowienia prac.
Ostatnio udało nam się [wpisz, jaki był ostatni wykonany krok]. Żeby kontynuować prace, potrzebuję, abyś [wpisz, jakie jest pierwsze zadanie klienta według Twojego harmonogramu] najpóźniej do dnia [wpisz datę z harmonogramu].
Jeśli nie [wpisz zadanie klienta], dalsza realizacja projektu będzie niemożliwa, a nasza umowa zostanie rozwiązana.
Opcjonalnie, jeśli wiemy, że klient naprawdę tego potrzebuje: Na dwa dni przed podanym terminem przypomnę Ci jeszcze o [zadanie klienta].
Dodatkowo załączam proponowany harmonogram dalszych prac. Proszę o akceptację lub uwagi również najpóźniej do dnia [wpisz datę z harmonogramu].
Czekam na wiadomość zwrotną i Twój ruch. Do usłyszenia!
[Twój podpis]
Pamiętaj oczywiście o dostosowaniu tonu wzoru maila do charakteru relacji, jaką nawiązałaś z klientem. Być może „cześć” nie będzie na miejscu, ale „dzień dobry” już tak. W sytuacjach super oficjalnych nie od rzeczy będzie „Szanowny/a …”
Zazwyczaj tego typu informacja działa dyscyplinująco i w przewidzianym terminie otrzymujemy żądane materiały. Jednak zdarzają się sytuacje, w których taki monit, nawet wysłany dwukrotnie, nie daje żadnych odpowiedzi. Wtedy możesz przejść do części 3.
03
Zamknięcie projektu i rozwiązanie umowy
Zupełnie niepotrzebnie się tego zazwyczaj boimy. Jak można zrezygnować z projektu? Przecież tyle się namęczyłyśmy, żeby pozyskać klienta i teraz co? Tak po prostu dać mu odejść? Odpowiedź brzmi TAK, ale nie tak po prostu ;). Zobacz, co mamy na myśli i jakie wzory maili nam w tym pomagają:
Cześć [imię klientki],
Niestety nie otrzymałam od Ciebie odpowiedzi na wiadomość wysłaną w dniu [wpisz datę]. Tym samym projekt [wpisz nazwę projektu], którego realizacja nie doszła do skutku, uważam za zamknięty.
Jeśli podpisywałaś umowę: Zgodnie z postanowieniami umownymi, z dniem dzisiejszym rozwiązuję umowę świadczenia usług graficznych. Odpowiedni dokument znajdziesz w załączeniu.
Załączam także wszystkie pliki, które do tej pory zostały opracowane w ramach współpracy i opłacone według stosownych faktur. Są to [wypisz załączone pliki].
Jeśli używasz dysku w chmurze lub WeTransfer: Wszystkie pliki, które do tej pory zostały opracowane w ramach współpracy i opłacone według stosownych faktur, znajdziesz po tym linkiem [link]. Są to [wypisz pliki]. Będą one dostępne pod linkiem przez [wpisz jak długo]. Po tym czasie zostaną usunięte.
Jeśli pozostają jeszcze pliki do rozliczenia: Jednocześnie zwracam uwagę, że nasze prace objęły także [lista wykonanych, a nierozliczonych zadań], które nie zostały rozliczone. Załączam zatem fakturę na kwotę [wpisz wartość faktury] do opłacenia w terminie 7 dni. Po płatności przekażę odpowiednie pliki.
Jeśli chciałabyś wznowić prace, to najbliższe terminy realizacji przypadają na [wpisz swoją dostępność]. Projekt podlega ponownej wycenie. Przed podjęciem współpracy chciałabym się z Tobą spotkać [podaj datę, miejsce spotkania] i omówić założenia płynnej współpracy, komfortowej dla obydwu stron.
Do usłyszenia!
[Twój podpis]
Oczywiście jeśli nie chcesz już więcej widzieć klienta na oczy, nie proponuj wznowienia prac. To tylko proponowany fragment wzoru maila. Być może jednak projekt był fajny i nie masz nic przeciwko dokończeniu go w innym terminie. Wtedy pamiętaj o dodaniu przynajmniej 30% do nowej wyceny projektu i omówieniu zasad współpracy z klientem.
W „Podręczniku współpracy z klientem” podajemy także wzory maili wzywających do zapłaty i mówiących o krokach prawnych, jakie możesz podjąć w takiej sytuacji. Jeśli chcesz się czuć pewnie we współpracy z klientem, koniecznie zajrzyj do Podręcznika w naszym butiku.
Cheers!
Karla
czytaj dalej
W podobnych tematach
przeczytaj i posłuchaj
7 zachowań klienta, które powinny wzbudzić Twoją czujność
Dlaczego pracujesz w kółko, a w kieszeni wciąż pustki? – podcast #09
zabierz się do pracy
pobierz materiały
Bezpłatne SZKOLENIE
Jak wycenić pracę graficzną?
Obejrzyj szkolenie i dołącz do listy biznesowej dla graficzek i webdesignerek, gdzie uczymy, jak prowadzić dochodowe studio graficzne.
Hello, Girl!
Jesteśmy Karla i Ania, czyli kreatywne duo graficzek i strategów komunikacji.
Od ponad 10 lat wspieramy kobiece biznesy i świadczymy szyte na miarę usługi projektowe. Oferujemy branding, projektujemy grafiki i strony www dla charyzmatycznych, dziewczyńskich biznesów. Wspieranie innych graficzek, naszych sióstr po fachu, to nasze oczko w głowie. Zobacz, co jeszcze możemy Ci zaoferować.
Posłuchaj podcastu dla graficzek 
Kurs "Dochodowe Studio Graficzne"
Zobacz produkty dla graficzek 