fbpx

Projekty z polecenia: okazja czy pułapka? – podcast DSG #04

19 lip 2022 | podcast, rozwój biznesowy

Bycie polecanym jest zwyczajnie bardzo miłe, a jednocześnie ułatwia proces pozyskiwania nowych klientów. Czy warto jednak zawsze brać takie zlecenia z pocałowaniem ręki, czy może powinno się nad każdym projektem dobrze zastanowić zanim powiemy sakramentalne „tak“?

posłuchaj odcinka #04

Projekty z polecenia: okazja czy groźna pułapka?

O czym mówimy w tym odcinku

Czy projekty z polecenia to zawsze dobry pomysł? Wydaje się, że tak. Bo jest nam zwyczajnie, po ludzku, miło że ktoś jest zadowolony z pracy i nas poleca dalej. Twoja jakość od razu jest potwierdzona, nie musisz się „męczyć”, żeby zdobyć klienta i przekonać go do siebie. Jesteś pozytywnie nastawiona do projektu. A zlecenia same się napędzają. Brzmi świetnie, prawda?

Jest jednak pewne ALE. I ono wcale nie jest takie małe! Takie współprace, choć niezwykle kuszące, kryją w sobie różne pułapki. Jakie?

W tym odcinku zdradzamy, jakie niebezpieczeństwa kryją w sobie zlecenia z polecenia, czy każdy taki klient nadaje się do współpracy i jak poprowadzić komunikację w takim przypadku. Takie współprace, jeśli się na nie zdecydujemy, powinny wyjść na dobre obu stronom. A jeśli mamy wątpliwości, warto wiedzieć jak odmówić lub co zrobić, aby zmniejszyć ryzyko nieudanej współpracy, która może ciągnąć się miesiącami.

Podejmując każdą decyzję na temat współpracy trzeba mieć z tyłu głowy naszego „klienta idealnego“. Jeśli przesłuchałaś poprzedni odcinek, to już wiesz co mamy na myśli. Jeśli nie, to polecamy Ci nadrobić 😉

 

Źródła z odcinka
  1. Tutaj możesz zapisać się na listę zainteresowanych kolejną edycją DSG

Kluczowe momenty tego odcinka

04:13 – pierwsza pułapka – czy klient nas zna?

05:45 – spotkanie 1:1

06:12 – oczekiwania vs. zasady

07:38 – kolejna pułapka – czy trzymasz się kroków procesowych?

08:32 – projekty z polecenia – relacje z klientem i granice we współpracy

11:14 – kołowrotek zleceń

16:30 – jak uniknąć pułapek?

19:32 – czy i jak odmawiać współpracy

22:34 – aktualizacja profilu klienta idealnego

23:25 – transformacja biznesowa

wolisz czytać?

Zobacz pełen transkrypt odcinka

Dzisiaj będziemy mówić o klientach i zleceniach z polecenia. Kiedy przychodzą do nas z dobrodziejstwem inwentarza, czy każdy taki projekt powinnyśmy przyjąć, podziękować osobie polecającej i działać z uśmiechem na ustach? Czy jednak powinnyśmy zastanowić się nad tym projektem, zanim powiemy sakramentalne: Tak? Czy klienci, którzy przychodzą z polecenia, to zawsze dobry pomysł? 

Na pierwszy rzut oka wydaje się, że tak, bo zazwyczaj jest nam zwyczajnie miło, że ktoś nas docenił, jest zadowolony z naszej pracy i polecił nas dalej. Fajne jest też to, że takiego klienta nie musimy dodatkowo przekonywać, bo siła polecenia jest na tyle mocna, że taka osoba nawet czasem nie zagląda do naszego portfolio, tylko ma mocne, dobre słowo od koleżanki czy znajomego i po prostu się zgłasza. Sięga po kontakt, który otrzymała i nie zastanawia się, tylko przychodzi i mówi: Aha, jest dobrze, to tutaj załatwię swoje potrzeby. Ale nie wie o nas nic, nie zna naszego dorobku projektowego, nie ma nawet świadomości czy styl, który sobie wymarzył, wymyślił, pokrywa się z naszym stylem, więc już na starcie może być problem z podstawową stylistyką tego projektu.

W teorii klient z polecenia brzmi świetnie, ale w praktyce taka współpraca zawiera sporo pułapek. Niestety bardzo często te potrzeby są inne niż tego klienta, którego faktycznie w pierwszej kolejności obsługiwałyśmy. Oczywiście fajnie, jeżeli nasz klient kręci się w środowisku osób identycznych jak on sam, bo wtedy zwiększa się prawdopodobieństwo trafienia na kolejnego idealnego, wymarzonego klienta. Jednak dobrze wiemy, że tak to nie działa, bo jesteśmy różni i znajomi najczęściej też będą inni od naszego klienta idealnego, a nam jest po prostu głupio już odmówić, bo czujemy się zobowiązani, jakbyśmy już zrobili pierwszy krok w tej współpracy.

Czasami klient dostaje tylko e-mail lub numer telefonu, a nie wie, jakie usługi oferujemy. Zdarzyło się, że przyszła osoba z polecenia, która chciała składać książkę do druku, a my się tym nie zajmujemy. Była też osoba, która chciała robić ścianki wystawiennicze, tym też się nie zajmujemy. W świadomości klientów słowo grafik, to jest taki ogromny, pojemny zbiór umiejętności wszelakich związanych z projektowaniem. Nawet jeżeli jest to osoba z polecenia, trzeba dążyć do spotkania jeden na jeden przed podjęciem współpracy, bo właśnie wtedy okazuje się, czy nasze usługi są właściwe dla tej osoby, czy do siebie pasujemy. Po takim spotkaniu będziemy mieć większą świadomość tego czy nadajemy na tych samych falach, czy jednak dziękujemy za współpracę. Z osobą, która zgłasza się do współpracy, a nie zapozna się dokładnie z zakresem usług oraz tym, co komunikujemy jako marka, jakie są nasze wartości, może być później bardzo ciężka komunikacja. Jej oczekiwania wobec Ciebie mogą okazać się zupełnie odmienne od Twojego sposobu pracy, np. może się spodziewać, że będziesz bardzo szybko odpowiadać na wiadomości, a Ty przyjęłaś zasadę, że pracujesz od 9 do 15, po południu i w weekend Cię absolutnie nie ma, nie odpowiadasz na sms-y, a kontakt do Ciebie też jest niewskazany. Jeżeli masz już swoich stałych klientów, dla nich jest to już zrozumiałe. Nie musisz im tego nawet tłumaczyć, bo wiedzą, jakie są zasady i te zasady im odpowiadają. Natomiast nowa osoba, która zupełnie Cię nie zna, może być zaskoczona, a to może powodować zgrzyty w komunikacji, bo myślała, że będzie inaczej, a Ty nie chcesz zmieniać swoich zasad tylko dla tej jednej osoby.

Kolejną pułapką jest prędkość w realizowaniu projektu dla osoby z polecenia. Jeżeli mamy klienta z zewnątrz, to najczęściej na spotkaniu indywidualnym przedstawiamy mu ofertę, podajemy warunki, współpracę, opowiadamy o procesie, a wszystko przebiega w zorganizowany i zaplanowany sposób. Jednak kiedy jest to osoba z polecenia, bardzo często pomijamy te kroki. Pomijamy ten onboarding, bo zakładamy, że osoba z polecenia, już na pewno coś tam wie. Niestety potem się okazuje, że osoba z polecenia to w sumie koleżanka, która jest niepoinformowana o niczym. To duży błąd, bo traktujemy taką osobę trochę bliżej, niż normalnie byśmy potraktowały klienta, a relacja robi się miększa. Według nas z klientem z polecenia trzeba wręcz w drugą stronę — najpierw troszkę relację utwardzić, ustawić ją na odpowiednie tory, bo osoby z polecenia lubią przekraczać granice. To trochę tak jak pracować ze znajomymi. To zazwyczaj się nie sprawdza, bo ciężej jest przy nich komunikować te granice, których się nie boimy zakomunikować klientowi. Osoby z polecenia często zaczynają od pochwały, przez co nasze ego zostaje lekko połechtane, ale z zarządcy procesem, robimy się potulni: No tak… Dziękuję. Tak mi miło… I właściwie to klient zarządza nami, a nie my zarządzamy tym całym procesem.

Takie zlecenia z polecenia same się napędzają. Jeden poleci tu, drugi tam. Brzmi fajnie, ale efekt może być taki, że kalendarz zaczyna się zapełniać bez naszej kontroli, a nigdy nie wiemy, kiedy przyjdzie klient z polecenia. Kręcimy się w kołowrotku od zlecenia do zlecenia i okazuje się, że strasznie dużo czasu schodzi nam na obsługę tych klientów poleconych. Dodatkowo często okazuje się, że ta współpraca ni nas ziębi, ni nas grzeje. Nie ma nic świetnego w tych projektach. A potem pewnego dnia wpada do skrzynki e-mail od wymarzonego klienta. Umawiamy się na spotkanie, mówimy, jakie są możliwe terminy realizacji, biorąc pod uwagę też wszystkie projekty od polecajek. I wtedy okazuje się, że możemy się tym zająć np. za miesiąc, dwa lub trzy. Ale klient nie może czekać tyle czasu. 

Jest też druga opcja. Możemy stwierdzić: Ten projekt jest super. Mimo wszystko go wezmę. A to już jest pierwszy stopień do piekła pod tytułem: Za dużo realizacji projektowych na raz. To już prosta droga, żeby któreś ze zleceń obsłużyć gorzej, bo pod względem kreatywnym brakuje nam pomysłów i pod względem technicznym, bo spieszymy, żeby coś dostarczyć. Teraz wyobraźmy sobie, że projekt dla osoby z polecenia, nie jest dla nas zbyt ciekawy i mniej się na nim skupiamy, przez co dostarczamy pracę niższej jakości. Może mamy na niego super pomysł, bo jeszcze starczyło nam na to energii, ale już wykonanie i techniczne sprawy się sypią. Efekt? Osoba z polecenia pójdzie i powie, że jest niezadowolona. Ktoś, kto był pozytywnie nastawiony, za chwilę będzie źle nastawiony, a im lepiej jesteśmy nastawieni na początku, tym większe rozczarowanie, złość i rozgoryczenie. Gdy przychodzi klient, słyszymy: Słuchaj, widziałam Twoje projekty, po prostu boskie. To mi się tak podoba, że wiem, że muszę współpracować tylko z Tobą i z nikim innym. A za 3 tygodnie mówi: Nie spodziewałam się, że to tak będzie wyglądało. Myślałam, że to szybciej pójdzie. Jestem niezadowolona z naszej współpracy. To jest absolutne true story. To są rzeczy, które się pojawiają w naszej pracy. Ta negatywna odpowiedź jest większa, jeżeli ktoś sobie wyrobił na początku pozytywne oczekiwania, a te oczekiwania wyrobiło właśnie polecenie. Więc uwaga, to jest bardzo śliski grunt. 

Jeżeli jednak nie zdecydujemy się przyjąć naszego wymarzonego zlecenia i razem z tym dołożyć sobie pracy, cierpi na tym nasze portfolio. Chciałybyśmy mieć ten projekt, a on by pokazał, czym my chcemy się zajmować. Tymczasem realizujemy projekty z polecenia, bo tak wyszło, a tych projektów i tak nie umieścimy w portfolio, bo to nie jest to, co chciałybyśmy finalnie robić.

Dodatkowo, gdy jesteśmy w wirze projektów, bardzo często przegapiamy moment, kiedy w naszym biznesie zaczyna się spowolnienie, bo nie tworzymy już własnego marketingu i materiałów promocyjnych, bo nie ma na to czasu. Liczymy, że polecenia będą się utrzymywały, a jeśli się skończą, że wtedy przyjdzie ktoś z zewnątrz. Tylko jak on ma przyjść, kiedy my nie dajemy znaku życia, a na stronie internetowej, która jest nieaktualizowana, są tylko stare informacje o procesie czy ofercie. Ważne jest, żeby jednak tę stronę aktualizować, nawet w wirze obowiązków. 

Ale jak wyjść z tego kołowrotka, gdy czujemy, że tych projektów z polecenia jest za dużo i są nieinteresujące, a my chciałybyśmy sięgnąć po coś fajniejszego, zwłaszcza kiedy nie mamy czasu i energii, żeby przeanalizować, co poszło nie tak? Jak projektować? Jak pracować?

Trzeba znaleźć złoty środek. Nie każdy projekt z polecenia musi być odrzucony. Trzeba je przeanalizować, przyjrzeć im się i świadomie podjąć decyzję. Zachęcamy, żeby się spotkać i porozmawiać, niezależnie czy online, czy na żywo i przemaglować tę bardziej niż standardowo, by wyłapać punkty, w których coś się może nie zgadzać. Trzeba przewiązywać dużą wagę, by jeszcze dokładniej i dobitniej poinformować o tym, jak dokładnie wygląda nasz proces i nie zakładać, że on już coś wie, bo nigdy nie wiemy, co i w jakim stopniu. Pamiętaj także, żeby zapytać, kto Cię polecił, bo jeżeli była to osoba, z którą współpracowałaś 5 lat temu, to Twój styl i proces najprawdopodobniej był inny. Warto też zastanowić się, czy osoba, która nas poleca, to był nasz klient idealny, bo jest szansa, że zna kogoś bardzo podobnego do siebie. Nie można tego założyć z góry, ale środowisko, w jakim przebywamy, określa nas,  a także wpływa na to, jakimi jesteśmy ludźmi. Dlatego fajnie, jeżeli polecenie pochodzi od naszego najlepszego klienta, którego byśmy ustawiły jako wzorzec współpracy i który dał fajne efekty projektowe. Warto przeanalizować, czy zlecenie wpisuje się w to, co chcemy robić, a osoba, z którą mamy współpracować po prostu nam pasuje, dobrze się z nią rozmawia i komunikuje. To wszystko jest ważne. 

Ale pamiętaj, że nie można się bać, zrezygnować ze współpracy, bo czasami lepiej zrezygnować na początku niż żeby współpraca ciągnęła się pół roku, a każde spojrzenie do skrzynki odbiorczej kończyło się bólem brzucha i podniesionym ciśnieniem. 

Fajnym sposobem, z którego czasem korzystamy, gdy nie jesteśmy do końca pewne współpracy z klientem z polecenia, pomimo że na etapie początkowym wszystko wydaje się ok, proponujemy dzielić kontrakty na mniejsze części, z możliwością wyjścia ze współpracy po konkretnych częściach projektu. Jeżeli osoba z polecenia ma bardzo duże zapotrzebowanie, zróbmy pierwszą część, zobaczmy, jak będzie i wtedy decydujmy o kolejnej. Tylko taki plan trzeba dokładnie przedstawić klientowi. Opisać jak to będzie wyglądało, przedstawić proces i procedurę. Nie możemy obiecać klientowi, że zrobimy wszystkie części, a potem się wycofać. Bądźmy otwarte i szczere w komunikacji. Pamiętaj także w razie odmowy przyjęcia projektu o podaniu powodu swojej decyzji. Oczywiście nie możesz komuś powiedzieć: Bo źle mi się z Tobą rozmawia, ale możesz podać inne względy, np. To nie jest projekt idealny dla mnie. Nie zajmuję się tym i uważam, że nie jestem dobrą osobą na zrealizowanie projektu ścianki wystawienniczej. Można to powiedzieć i nie trzeba się tego bać. Dodatkowo atutem będzie polecenie kogoś, kto się tym zajmuje. Oczywiście zdarza się, że nie mamy znajomych wśród osób, które projektują akurat ścianki na targi, bo nie obracamy się w tym środowisku. Jeżeli powodem odmowy będą problemy z komunikacją lub sposobem współpracy, należy zastanowić się, czy znamy kogoś, kto by się dobrze z taką osobą dogadał, żeby nie wrzucać koleżanki na minę.

Pamiętajcie, że biznes co jakiś czas może się zmienić, więc profil takiego klienta idealnego, z czasem także może ulec zmianie, więc ten element również należy aktualizować. Warto robić podsumowania współprac, np. w formie tabelki i określać co było na plus, a co na minus. Czy przy danym projekcie i kliencie było więcej plusów, czy minusów. 

Jeżeli chcemy coś zmienić w naszym procesie, to paradoksalnie klient z polecenia jest dobrym materiałem do testu, bo zazwyczaj posiadamy już kredyt zaufania i możemy spróbować czegoś nowego. Mamy szansę, że będzie albo bardzo dobrze, ale może być też bardzo źle. Ważne, żeby decyzja odnośnie tego eksperymentalnego projektu została podjęta świadomie, mając na uwadze wszystkie konsekwencje, jakie może ze sobą nieść. 

Ale po przyjęciu współpracy, nawet gdy czujemy, że to nie jest jednak to, należy pamiętać, że to była świadoma decyzja, a projekt musi zostać przeprowadzony do końca, na najlepszych możliwych warunkach dla nas i klienta. Potem już będziemy wiedzieć, że więcej nie chcemy tego robić. Ale może okazać się, że ten klient się sprawdzi, współpraca pójdzie fajnie i dojdziemy do wniosku: Super, że zrobiłam ten test! Chcę więcej takich zleceń! Analizuję, co poszło dobrze i staram się pozyskać więcej takich zleceń w przyszłości. 

Dajcie znać, czy miewacie osoby spoza polecenia, czy jednak głównie przyjmujecie osoby, którym zostałyście wskazane przez Waszych klientów. Według nas warto zachować równowagę i mieć zarówno klientów z polecenia jak i z zewnątrz. 

 

 

O podcaście „Dochodowe Studio Graficzne”

W każdym odcinku podcastu czekają na Ciebie wskazówki, jak działać w zrównoważony sposób w biznesie kreatywnym, by czerpać ze swojej pracy maksimum satysfakcji, omijać pułapki w komunikacji z klientami i nie dać się złapać wypaleniu zawodowemu.

Bo jesteśmy przekonane, że zasługujesz na biznes, który daje Ci siłę, byś mogła robić to, co kochasz najbardziej, na markę, która przyciąga wymarzonych klientów i na współprace, które przynoszą Ci autentyczną radość i głębokie poczucie spełnienia.

Oficjalna strona podcastu dla graficzek i web designerek

Oceń nasz podcast na Spotify, Apple Podcasts

Projekty z polecenia
identyfikacja wizualna co to paleta kolorów

Jesteśmy bardzo ciekawe Twoich wrażeń po wysłuchaniu tego odcinka.

Daj nam koniecznie znać, jak Ci się słuchało i w jakiej czynności Ci tym razem towarzyszyłyśmy. Zostaw także ocenę na platformie, na której nas słuchasz, ok? To dla nas bardzo ważne.

Jeśli chcesz, abyśmy poruszyły konkretny temat, zgłoś swoją propozycję na stronie podcastu. 

Cheers!
Karla i Ania

zabierz się do pracy

pobierz materiały

szkolenie z wyceny dla graficzek
Bezpłatne SZKOLENIE
Obejrzyj szkolenie i dołącz do listy biznesowej dla graficzek i webdesignerek, gdzie uczymy, jak prowadzić dochodowe studio graficzne.

Hello, Girl!

Jesteśmy Karla i Ania, czyli kreatywne duo graficzek i strategów komunikacji.

Od ponad 10 lat wspieramy kobiece biznesy i świadczymy szyte na miarę usługi projektowe. Oferujemy branding, projektujemy grafiki i strony www dla charyzmatycznych, dziewczyńskich biznesów. Wspieranie innych graficzek, naszych sióstr po fachu, to nasze oczko w głowie. Zobacz, co jeszcze możemy Ci zaoferować.

Posłuchaj podcastu dla graficzek podcast dla grafików

Kurs "Dochodowe Studio Graficzne"dochodowe studio graficzne kurs

Zobacz produkty dla graficzek produkty dla graficzek