fbpx

Jak sprawić, by klient przekazywał uwagi do projektu bez podnoszenia ciśnienia?

10 wrz 2022 | współpraca z klientem

Klient wysyła uwagi wszystkimi możliwymi kanałami? Nie wyraża się jasno? Przekazuje uwagi w niekulturalny sposób? Poznaj 3 kroki, które przygotują pole do komunikacji i wymiany poglądów na temat projektu.

W jednym z podcastów rozmawiałyśmy o tym, jak radzić sobie z negatywnym feedbackiem. Zauważyłyśmy przy okazji, że nie mamy za bardzo wpływu na to, w jaki sposób nasi klienci formułują uwagi do projektu. Zdarza się, że komentarze dotykają nas do żywego albo sypią się każdym możliwym kanałem komunikacji. Czy istnieją sposoby na to, by klient przekazywał feedback bez podnoszenia Ci ciśnienia? Naszym zdaniem tak! O tym przeczytasz w dzisiejszym artykule.

Prawdopodobnie zdecydowałaś się na działanie we własnym studio graficznym ze względu na poczucie sprawczości, wolności i… władzy, jakie się z tym wiąże. Dlatego niechętnie przyjmujesz słowa krytyki, a kiedy klient osacza Cię uwagami do projektu w mailu, na Instagramie, Facebooku i telefonicznie, masz ochotę powiedzieć “dość!”. I słusznie, choć to już odrobinę za późno na efektywną zmianę sytuacji. Jeśli chcesz otrzymywać uwagi do projektu w skoordynowany i kulturalny sposób, musisz zrobić kilka kroków jeszcze przed wysłaniem prac do klienta. Poniżej znajdziesz opisy 3 kroków, które stosujemy w naszym studio, by przygotować pole do komunikacji i wymiany poglądów na temat projektu. Tak! Wymiany poglądów. Kiedy wykonasz te 3 kroki, nie będziesz miała do czynienia z uwagami do projektu czy negatywnym feedbackiem, ale z merytoryczną rozmową o dziele. Nie wierzysz? Przetestuj sama te sposoby:

01

Wraz z projektem przesyłaj merytoryczne opisy

Kiedy projekt jest gotowy, prawdopodobnie tworzysz coś na kształt jego prezentacji. W jednym pliku umieszczasz gotowe dzieło, jego wizualizacje, może uwzględniasz także potencjalne zastosowania. Starasz się przybliżyć klientowi to, jak projekt będzie wyglądał w realnych warunkach. Tak trzymaj! Ale prezentacja wizualna to jeszcze nie wszystko.

Pamiętaj, że Twój klient prawdopodobnie po raz pierwszy pracuje z grafikiem i zlecił Ci wykonanie prac dlatego, że sam nie ma wyobraźni graficznej i umiejętności łączenia artystycznych kropek. Kiedy wysyłasz projekt bez merytorycznego komentarza, możesz się spodziewać samych subiektywnych uwag do projektu. Dlaczego?

Uwagi do projektu osadzaj w kontekście

Wyobraź sobie, że znajdujesz się właśnie w rozpadającej się, prymitywnej chatce gdzieś na wyspie południowego Pacyfiku. Nie jest to dla Ciebie przyjemne doznanie estetyczne. Czujesz, że zbutwiałe drewno zaraz spadnie Ci na głowę. Tropikalne owady ostrzą sobie na Ciebie zęby. A gdyby tak przewodnik powiedział Ci, że to najstarsza zachowana chata Maorysów, w której najprawdopodobniej zmarł ostatni kanibal? To zmienia postać rzeczy, prawda? W jednej chwili, za sprawą kontekstu merytorycznego, historycznego, subiektywne doznanie estetyczne zmienia się w szacunek do miejsca i dostrzeżenie jego wartości.

Uwagi do projektu

Dokładnie tak samo dzieje się w przypadku opatrzenia projektu merytorycznym wyjaśnieniem. Przekazując prezentację dzieła, wyjaśnij, jaka jest podstawa Twoich artystycznych decyzji. Odwołaj się do briefu, który otrzymałaś na początku pracy, i pokaż klientowi, w jaki sposób został on zrealizowany, na co dokładnie się przełożył. Im bardziej szczegółowe wytyczne otrzymałaś na początku, tym łatwiej będzie Ci wykazać konkrety w prezentacji projektu. Szersze opisy umieść w prezentacji (ale hej! to nie wypracowanie, bądź zwięzła i konkretna), a skrótowe – w treści maila. Niektórzy klienci nie czytają treści z załączników, ale wiadomość mailową już tak.

Co do zasady okazujemy więcej szacunku cudzej pracy, kiedy widzimy w niej jakiś rodzaj wartości, mierzony np. włożonym wysiłkiem. Jeśli nie dostarczysz dodatkowych informacji klientowi, sprowadzasz Waszą wymianę uwag do subiektywnej oceny estetyki pracy.

myślisz czasem, że

Masz dość pracy z klientami?

nie panujesz nad procesem twórczym i feedbackiem klienta?

projekty rozciągają się na długie miesiące, blokując kolejne realizacje?

niekończące się poprawki wytrącają Cię z równowagi?

nie potrafisz zakomunikować swoich granic i ich egzekwować w sposób asertywny, ale i pełen szacunku?

wzory maili do klienta podrecznik wspolpracy z klientem

02

Poinformuj klienta o sposobie przekazywania uwag

Jak już wspomniałam wcześniej, klient prawdopodobnie po raz pierwszy współpracuje nad graficznymi aspektami swojego biznesu. Wobec tego nie wie, jak przebiega taki kreatywny proces i w jaki sposób należy zgłaszać uwagi do projektu. Przekazując prezentację dzieła, nakreśl klientowi scenariusz dalszego postępowania.

Uwagi do projektu w formie listy

Przypomnij klientowi zasady wprowadzania uwag, które ustaliliście w umowie. Poproś o zebranie wszystkich próśb w jedną listę, która będzie stanowiła jedną, zamkniętą serię poprawek. Podkreśl, ile serii przysługuje klientowi w ramach rozliczenia projektu i zaznacz moment, w którym zaczniesz naliczać dodatkowe opłaty za kolejne uwagi do projektu. Jednocześnie zapewnij, że przewidziana w umowie liczba poprawek powinna być wystarczająca, by wypracować najlepszy efekt końcowy. Klient potrzebuje z jednej strony odrobiny dyscypliny, a z drugiej – zapewnienia, że jego inwestycja nie jest ryzykowna. Omówienie warunków i sposobu przekazywania uwag wprowadza bezpieczne granice i obniża prawdopodobieństwo nadużywania Twojej dobroci i podrzucania Ci pojedynczych uwag w kolejnych mailach.

Nanoszenie uwag na projekt

Jeśli to tylko możliwe, poproś klienta o nanoszenie uwag bezpośrednio na projekt, w szczególności jeśli są to np. wzory do social mediów, skład publikacji lub strona internetowa. Taką opcję umożliwia zarówno Canva (jeśli zaprosisz klienta do współedycji projektu), jak i programy z pakietu Adobe. Konieczność precyzyjnego formułowania uwag przenosi ciężar feedbacku z ogólników takich jak: “brakuje mi efektu wow” na konkrety takie jak: “powiększmy napis i schowajmy częściowo za postacią na pierwszym planie”. Może nie od razu otrzymasz tak jasny feedback, ale na pewno oddalisz się od zaleceń pełnych niedomówień.

Po wprowadzeniu danej serii poprawek, odeślij zmieniony projekt, podsumowując krótko, ile jeszcze serii pozostało do wykorzystania. Jeśli z jakimiś uwagami się nie zgadzasz, zawsze możesz zaprosić klienta na spotkanie, by omówić problem. Pamiętaj, że jesteś w tym procesie przewodnikiem, a nie wyrobnikiem. Rozmowa jest kluczem do zrozumienia odczuć i wizji klienta.

pro tip

Jeśli pomimo tych przygotowań nadal obawiasz się negatywnego feedbacku, daj o tym znać klientowi, to naprawdę nic złego! Napisz np.:

W załączeniu przesyłam prezentację projektu [wpisz nazwę projektu oraz dodaj swój opis]. Przed nami faza uwag i poprawek. Zgodnie z umową w cenie projektu mamy do dyspozycji [X] serie poprawek przekazanych w formie listy zaleceń. Gorąca prośba, aby uwagi [wpisz sposób ich przekazywania]. Mam nadzieję, że spodoba Ci się moje ujęcie tematu. Dla projektanta to zawsze ważny moment próby :). W razie gdybyś miał/-a zastrzeżenia do całej koncepcji, a nie tylko poszczególnych jej elementów, proponuję spotkanie i skontrastowanie założeń. Czekam na Twoje uwagi.

03

Zadawaj konkretne pytania

Może się zdarzyć, że pomimo wszelkich starań, otrzymasz od klienta subiektywny feedback nacechowany negatywnie. Przykład? “Wygląda niechlujnie” albo “Moja siostrzenica lepiej by to narysowała”. Jedyne, co chcesz wtedy zrobić, to rozszarpać delikwenta/-tkę. 😉 Zdziwisz się, ale i takim sytuacjom można zapobiec.  

Jeśli czujesz, że feedback może zamienić się w takie komunikaty, prosząc o uwagi, zadaj najpierw serię wstępnych pytań. To technika psychologiczna nazywana torowaniem. Jest to ułatwienie wystąpienia określonej reakcji na dany bodziec. Jak to przełożyć na projektowanie? Wysyłając realizację, zapytaj klienta, co najbardziej zapada mu w pamięć, kiedy patrzy na projekt. Jaka jego część zwraca szczególną uwagę? Czy czegoś w projekcie brakuje na pierwszy rzut oka? Jakiego rodzaju uczucia wzbudzają zastosowane kolory? Z czym kojarzy się typografia projektu? Kierując uwagę klienta na szczegóły, zwiększasz szansę na to, że otrzymasz uwagi dotyczące konkretnych aspektów dzieła.

uwagi do projektu - jakie pytania zadawać

Pomagaj wydobyć uwagi do projektu

Jeśli jednak nadal słyszysz, że projekt wygląda niechlujnie, zapytaj, która cecha dzieła sprawia takie odczucie? Czy to kwestia stylu kreski, może palety kolorów? Może jakiegoś specyficznego efektu, który zastosowałaś w projekcie, jak np. mocno widoczne ziarno? Podsuwaj klientowi możliwe warianty zaszyte w samym pytaniu. To trochę jak opcje A, B, C do wyboru. Pozwalają zlokalizować źródło frustracji i… drążyć dalej.

Nadal fiasko? W takim razie to dla Ciebie sygnał, że coś poszło nie tak na etapie ustalania ogólnej estetyki projektu, tablic inspiracji i omawiania kierunków. W takiej sytuacji proponowałybyśmy jednak wrócić do poprzedniego kroku w procesie projektowym.

Mam nadzieję, że te wskazówki pomogą Ci przygotować się lepiej do tematu poprawek w biznesie graficznym.

To nieunikniona część Twojej pracy, która wymaga szlifowania umiejętności komunikacyjnych i dbałości o poczucie własnej wartości. Pamiętaj także, by zwracać uwagę na jakość komunikacji z klientem już od pierwszego spotkania / maila. To na tym etapie jesteś w stanie wychwycić te współprace, które nie wróżą przyjaznej wymiany uwag.

Cheers!
Karla

identyfikacja wizualna co to paleta kolorów

W podobnych tematach

przeczytaj i posłuchaj

7 alarmujacych zachowań klienta branzy graficznej

7 zachowań klienta, które powinny wzbudzić Twoją czujność

jak budowac poczucie wlasnej wartosci w roli graficzki

Jak budować poczucie własnej wartości w roli graficzki?

O najgorszym kliencie i strachu przed negatywnym feedbackiem

zabierz się do pracy

pobierz materiały

szkolenie z wyceny dla graficzek

Bezpłatne SZKOLENIE

Obejrzyj szkolenie i dołącz do listy biznesowej dla graficzek i webdesignerek, gdzie uczymy, jak prowadzić dochodowe studio graficzne.

Hello, Girl!

Jesteśmy Karla i Ania, czyli kreatywne duo graficzek i strategów komunikacji.

Od ponad 10 lat wspieramy kobiece biznesy i świadczymy szyte na miarę usługi projektowe. Oferujemy branding, projektujemy grafiki i strony www dla charyzmatycznych, dziewczyńskich biznesów. Wspieranie innych graficzek, naszych sióstr po fachu, to nasze oczko w głowie. Zobacz, co jeszcze możemy Ci zaoferować.

Posłuchaj podcastu dla graficzek podcast dla grafików

Kurs "Dochodowe Studio Graficzne"dochodowe studio graficzne kurs

Zobacz produkty dla graficzek produkty dla graficzek