fbpx

Jak planować i tworzyć podsumowania, nie tylko na początku roku? – Podcast #12

18 sty 2023 | podcast, rozwój biznesowy

Na początku roku czujesz przypływ energii i chcesz podbić świat! Ale z upływem czasu Twój zapał może gasnąć. Jak planować w małym studio graficznym, aby osiągać założone cele?

posłuchaj odcinka #12

Jak planować i tworzyć podsumowania, nie tylko na początku roku?

O czym mówimy w tym odcinku

Styczeń to moment, gdy ze świeżą energią wchodzimy w nowy rok. Mamy plany, postanowienia, mamy siłę i motywację do tego, by wprowadzać zmiany w naszym życiu. Przyglądamy się wtedy temu, co udało nam się zrealizować w ubiegłym roku, tworzymy podsumowania, analizujemy nasze nawyki i osiągnięcia… oraz ewentualnie niedociągnięcia.

Ale takie podsumowania warto robić częściej w ciągu roku! Naszą ulubioną metodą jest planowanie w kontekście jednego kwartału czyli 3 miesięcy. Plany na Q1 już mamy przyklepane i myślimy powoli o zadaniach na Q2. W tym odcinku rozmawiamy o tym, dlaczego w biznesie graficznym warto robić podsumowania cyklicznie, jak realistycznie podejść do tematu planowania, a także jak ustanawiać cele, które potem faktycznie da się zrealizować.

Omawiamy dwie najbardziej popularne strategie planowania: tę opartą o cele SMART oraz tę zorientowaną na One Little Word, czyli przewodnie słówko roku. Wypróbowałyśmy obie te strategie i wyjaśniamy, która z nich sprawdza nam się zdecydowanie lepiej w realiach zabieganej bossmamy.  

Podrzucamy też kilka wskazówek na to, jak planować w bardziej realistyczny sposób, by cele zapisane na papierze nie napotykały nagle na nieprzewidziane przeszkody. Przy okazji przyznajemy się do kilku własnych grzeszków i zaniedbań związanych z planowaniem. Jeśli chcesz dowidzieć się więcej, łap kubek kawy albo kieliszek orzeźwiającego prosecco i dołącz do nas w tym odcinku.

Źródła z odcinka
  1. Artykuł o wypaleniu zawodowym
  2. Zapis na listę zainteresowanych kolejną edycją kursu DSG

Kluczowe momenty tego odcinka

5:00 – Co to jest cel SMART i jak działa?

9:20 – Wyznaczanie wizji i kierunku działania

11:18 – Słowo przewodnie, czyli „One Little Word”

15:30 – Kalendarz i planowanie w praktyce z uwzględnieniem dni wolnych od pracy

18:49 – Anty-lista, czyli „not-to-do list” jako alternatywa do ścisłego planowania przyszłości

wolisz czytać?

Zobacz pełen transkrypt odcinka

Dzisiaj będzie o podsumowaniach i planach na kolejny rok. Ale ten temat nie jest zarezerwowany tylko i wyłącznie na grudzień i styczeń. Jesteśmy zdania, że podsumowania i plany to rzecz, która powinna dziać się w naszych firmach cyklicznie. My przyjęłyśmy za standard jeden kwartał, bo wydaje nam się, że na trzy miesiące do przodu jesteśmy w stanie coś realnie zaplanować, ze względu na nasze, jak na razie, nieprzewidywalne życie. Jako mamy i przedsiębiorczynie nie mamy luksusu planowania na rok do przodu i musimy podchodzić do tematu bardziej realistycznie. Dlatego powiemy o podsumowaniach i celach, a nie o postanowieniach, bo postanowienia noworoczne kojarzą nam się z czymś nierealistycznym, co tylko co roku przepisujemy z jednej kartki na drugą. Jeśli w zeszłym roku nie rzuciłam palenia, to na pewno zrobię to w tym roku. Po czym przychodzi styczeń, luty, marzec i absolutnie nic się z tym postanowieniem nie dzieje, bo to tylko myślenie życzeniowe, za którym nie idą żadne konkretne działania. 

Postanowienie nie ma szansy się ziścić, głównie dlatego, że nie ma w sobie absolutnie żadnych konkretów. Jakiś czas temu czytałam książkę Jak zmieniać Katy Milkman, której autorka pisała, że jeżeli naprawdę chcemy coś zrealizować, to nasze postanowienie powinno być tak szczegółowe, jak to tylko możliwe. Czyli w tym bardzo odległym dla nas przypadku z paleniem papierosów, bo nigdy w życiu nawet ich nie spróbowałyśmy, nasze postanowienie powinno brzmieć: Będę każdego dnia przez pierwszy miesiąc palić maksymalnie dwa papierosy dziennie. Jeden rano i jeden po południu, a w drugim miesiącu zredukuję do jednego papierosa dziennie, np. po obiedzie, bo wiem, że wtedy mam największą chęć na tego papierosa. Potrzebujemy konkretu, żeby nasz mózg nakierował się na zrealizowanie planu. Powstaje cel, który jest mierzalny, określony konkretnym czasem wykonania. Jest realny, bo nie mówimy, że od razu rzucamy palenie do zera, bo to by był szok dla organizmu. Wycofujemy się powoli ze starego nawyku. 

W ten sposób otrzymujemy cel, który nazywamy SMART, czyli inteligentny, ale w tym przypadku jest to skrót pochodzący od pierwszych liter słów: Specific, Measurable, Achievable, Relevant i Time-bound. Rozłóżmy to słowo na poszczególne elementy. Po pierwsze cel ma być Specific, czyli dokładny, konkretny. Nie chodzi nam o dążenie do ogólnego hasła, to ma być coś konkretnego. Ten cel mamy później zmierzyć (od Measurable) i ocenić za jakiś czas, czy udało nam się go wykonać. Jeżeli zamierzymy tworzyć więcej postów na bloga i napiszemy: Chcę pisać o jeden więcej artykuł niż w zeszłym roku, to czy ten cel będzie wykonany? Nie wiadomo. Lepiej założyć: Chcę napisać 3 artykuły w miesiącu. Wtedy nasz cel jest dużo bardziej konkretny i będzie nam łatwiej go zmierzyć, ale także osiągnąć trzeci punkt, czyli Achievable, który kładzie duży nacisk na to, żeby nie stawiać sobie celów nierealnych. Jeżeli ustalimy sobie: Chcę pisać 10 artykułów blogowych miesięcznie, to zakładając normalne obłożenie pracą i różnymi obowiązkami, to zadanie będzie nierealne do wykonania. Taki cel, zamiast grać na naszą korzyść, podwójnie nas dobija, bo nie dość, że go nie zrealizujemy, to przybije nas brak dopaminy, która wydziela się w momencie zrealizowania celu. Lepiej ustalić taki cel, który jest w naszym zasięgu i będziemy w stanie go zrealizować. Kolejna cecha określająca nasz cel to Relevant, czyli odpowiedni, trafny, istotny. Należy sobie zadać kilka pytań odnośnie naszej motywacji do wyznaczonego celu. Czy to, że wyznaczam sobie 2 posty blogowe do napisania w miesiącu, jest realnie istotne? Czy to jest część mojej strategii dotarcia do klienta, bo świadomie chcę zwiększyć swoją pozycję w Google np. na dane hasła kluczowe? Czy to będzie się przekładać na coś dalej? Czy to tylko mój pomysł na to, żeby się zmobilizować? Czy faktycznie jest to część większej strategii? I ostatnia z cech –Time-bound, czyli określony czasowo. Musimy założyć konkretny okres, w którym nasz cel ma zostać osiągnięty, by być w stanie zauważyć ewentualny brak zrealizowania celu i przejść do działania w kolejnym okresie. 

U nas okresem rozliczeniowym jest kwartał. Trzy miesiące, podczas których realizujemy nasze założenia biznesowe, cele budżetowe i staramy się, aby każda rzecz, której się podejmujemy, faktycznie przybliżała nas do realizacji naszego celu i nie było tzw. pustych przebiegów albo idealistycznych założeń, które finalnie nie przybliżają nas do celów rocznych czy wizji, w którą stronę chcemy płynąć. 

Cele można określać na dwa sposoby. Jednym z nich są wspomniane przez nas cele SMART i jest to podejście, którego my się trzymamy, ponieważ według nas jest bardziej namacalne i bardziej biznesowe, bo faktycznie pozwala zauważyć pewien postęp.

W drugim podejściu nie skupiamy się tak bardzo na konkretach, tylko wyznaczamy ogólną drogę – wizję, tego co chciałybyśmy, żeby się wydarzyło. To podejście ma wspólne cechy z mapą marzeń. Z takim vision board, gdzie umieszczamy różne sytuacje i okoliczności, które chciałybyśmy, aby wydarzyły się w danym roku. Czyli ustalamy kierunek działania i obszary, nad którymi chcemy pracować, ale nie mamy konkretnych działań. Z naszego punktu widzenia w tym myśleniu jest jednak pułapka, bo na koniec okresu ciężko ocenić, czy udało nam się zrealizować to, co chciałyśmy. Dodatkowym problemem jest to, że my jako ludzie bardzo lubimy się porównywać. Nawet jeżeli na początku oceny naszej sytuacji wydaje nam się, że płyniemy w dobrą stronę, tak jak chciałyśmy, bo polepsza się nasza sytuacja w relacjach z przyjaciółmi i nasze wyniki finansowe, kiedy zobaczymy, że u kogoś innego, dzieje się jeszcze lepiej, to nagle przestaje nas cieszyć fakt, że jesteśmy tam, gdzie chciałyśmy teoretycznie być. Nie mamy się czego złapać. Nie mamy konkretu, który pozwoliłby powiedzieć sobie: Hej! Dosyć tego użalania się! Przecież zgodnie z planem udało się to zrealizować i udało się z tego rozliczyć. 

W tych obszarach częstym podejściem jest wyznaczanie słowa przewodniego, tak zwane one little word. Być może spotkałaś się z tym podejściem, które jest bardzo instagramowe. Na początku roku ogłaszamy, jakie słowo będzie naszym słowem przewodnim i będzie rządziło naszymi wyborami we wszystkich dziedzinach życia. Można powiedzieć, że to słowo ma być drogowskazem, naszą busolą, na którą staramy się jak najczęściej patrzeć. Natomiast w praktyce, kiedy dzieje się życie, najczęściej nie spoglądały już na to nasze słowo przewodnie, przynajmniej tak było w naszym wypadku. Jeszcze w lutym trochę funkcjonowało, ale później w toku zdarzeń zapomina się o tym, co miało nas prowadzić. Traci się to, bo codzienne sprawy i obowiązki wciągają nas na tyle, że znaczenie tego słowa po prostu zanika. 

Dlatego zdecydowanie polecamy Ci ustalać konkretne cele i niech będą osiągalne. Nie musi być ich wcale dużo i nie muszą być wygórowane. Nie chodzi o to, żeby zaplanować na cały rok 50 postów blogowych i od następnego dnia od 7 rano zacząć je pisać. Nie chodzi nam też o wtłaczanie się w takie korporacyjne ramy, pomimo że powiedziałyśmy o planach budżetowych, o celach i kwartalnych podejściach. Niezależnie czy prowadzisz jednoosobową działalność, czy może pracujesz w niedużej grupie i współpracujesz na co dzień z kilkoma osobami, jeżeli chcesz, żeby Twój biznes się realnie rozwinął w tym roku, musisz wyznaczyć sobie jakieś cele. To może być jeden, dwa albo trzy cele. Mogą dotyczyć zarówno tego, co chcesz osiągnąć, z kim czy jak chcesz pracować, jakiego rodzaju projekty chcesz tworzyć. To mogą być różnego rodzaju cele, bo każdy może mieć inne podejście i co innego jest dla niego priorytetem. 

Te dwa podejścia, o których powiedziałyśmy, nie muszą się wykluczać. To nie musi być albo-albo. Na początku można pomyśleć całościowo o tym, w którą stronę chcemy się rozwijać. Zadać sobie powyższe pytania, a kiedy odpowiednie obszary zarysują się w naszej głowie, warto do każdego z obszaru przejść na poziom konkretu. Wydaje nam się, że ta nasza ogólna wizja życia umyka w ciągu roku, ze względu na konkretność codzienności. Codzienność nie spina się górnolotnymi wyobrażeniami, a światłe wizje i idealistyczne zapędy trzeba w pewnym momencie sprowadzić na ziemię, bo tylko w ten sposób jesteśmy w stanie zrobić realny użytek z planowania, rozmyślania i podsumowywania poprzedniego roku. 

Oczywiście nie jesteśmy za biczowaniem się i wyrzucaniem sobie tego co się nie udało i jak można było do tego dopuścić. Jesteśmy wyznawczyniami podejścia, by analizować, co się nie udało, ale w kolejnym kroku zaplanować cele i zadania na kolejny fragment roku z uwzględnieniem tych czynników, które nam przeszkodziły w tworzeniu tego, co byśmy chciały. 

Przy planowaniu trzeba pamiętać o jeszcze jednej rzeczy – o kalendarzu. Zdarza się, że całkiem nieźle ułożymy w głowie nasze pomysły, konkretne cele, ale zapominamy, że na początku kwietnia jest Wielkanoc i nie ma sensu robić wydarzenia, na którym nikt się nie pojawi, bo wszyscy są na śniadaniu wielkanocnym. Karolina jest absolutnie mistrzem przeoczania dat i już nieraz zaplanowała sprzedaż kursu na majówkę albo przydzieliła naszym współpracowniczkom zadania na sobotę lub niedzielę, bo dla niej kalendarz nie istnieje. Każdy dzień do pracy jest dobrym dniem, więc co za problem ustalić spotkanie w pusty w kalendarzu piątek. A piątek był pusty, bo przypadał 6 stycznia, czyli na Trzech Króli, dzień ustawowo wolny. 

Także kalendarz też trzeba mieć przed oczami. Stworzyć plan na cały rok, spojrzeć na wszystko z lotu ptaka na cały rok. Zobaczyć,  jak układają się święta, wolne dni, wpisać gdzieś swój wakacyjny urlop, który niekoniecznie musi być w lipcu czy w sierpniu, ale równie dobrze we wrześniu albo w październiku. Warto osadzić mniej więcej nasze plany na przestrzeni całego roku, bo jeżeli nie weźmiemy pod uwagę weekendów i urlopów, nasze plany także mogą się rozjechać. A wpisanie urlopu do kalendarza z góry jest szczególnie ważne w małej firmie, bo tylko wpisany ma szanse powodzenia. Pamiętamy rok, w którym Karolina wpisała jedynie ogólnie, że będzie na urlopie we wrześniu lub w październiku i do ostatniego dnia października jej urlop się nie wydarzył, bo zawsze było coś, co jej urlop spychało na drugi plan. 

Wpisywanie wolnych dni z góry i blokowanie ich na odpoczynek, na czas z bliskimi, to klucz, który pozwoli osiągać wszystkie cele, bo jeżeli nie ma równowagi między życiem firmowym a życiem prywatnym, to nasze zasoby kreatywne zaczynają się wyczerpywać i nie mamy siły realizować tych wspaniałych zadań, które są wpisane na dany miesiąc czy na dany rok, nie mówiąc już o wypaleniu zawodowym. 

Jeśli czujesz, że masz problem, żeby określić swoje cele, mamy jeszcze jeden pomysł. Może łatwiej będzie Ci określić, czego nie chcesz robić? Jakich współprac nie chcesz podejmować? Jakich projektów nie chcesz realizować? Być może to jest podejście, które się u Ciebie sprawdzi. Możesz stworzyć swoją Antylistę, wydrukować ją i trzymać pod ręką. Podczas rozmowy na temat nowej współpracy możesz na nią zerkać i na bieżąco kontrolować, czy ten projekt wpisuje się w Twoje założenia, czy powinnaś go przyjąć, czy nie. Twoja Antylista może być bodźcem, do tego, żeby zrezygnować z planów, które nie służą Tobie i realizowaniu Twoich dalekosiężnych planów i wizji. Czasem w trakcie rozmowy z potencjalnym klientem brakuje nam odwagi, żeby powiedzieć: Nie zgadzam się na to, nie pasuje mi to. Jeżeli spojrzymy na taką listę antyprzykładów, będzie nam dużo łatwiej. Antylista jest bardzo dobra zarówno w tematach biznesowych, firmowych, jak i tematach prywatnych. Jeżeli czujesz, że spoczywa na Tobie za dużo obowiązków, nie odczuwasz za bardzo wsparcia rodziny czy przyjaciół, taka Antylista pozwoli Ci poczynić postępy również w tym obszarze, a niekiedy może nawet dać Ci poczucie kontroli, że panujesz nad sytuacją. Bo kto ma podejmować decyzje na temat Twojego biznesu jak nie Ty? Nie chodzi o to, żeby sobie tylko płynąć, ale faktycznie podejmować decyzje i funkcjonować w tym biznesie świadomie. 

Niezależnie od tego, na co się zdecydujesz, jakie decyzje podejmiesz odnośnie planów i konkretnych zamierzeń, chcemy Ci życzyć, żeby wszystko się spełniło i szło po Twojej myśli. Oraz żebyś przede wszystkim miała poczucie sprawczości, że wiesz, co robisz w swoim biznesie i że wiesz, w którą stronę chcesz zmierzać. A jeżeli podejrzewasz, że może Ci brakować kompetencji w tym obszarze, motywacji lub poczucia wiary w siebie i czujesz, że musisz popracować nad tymi obszarami, to zapraszamy na kolejną edycję kursu Dochodowe Studio Graficzne, którą zaplanowałyśmy na drugi kwartał 2023 roku. Jeżeli chcesz być na bieżąco z informacjami i otrzymać powiadomienie o starcie przedsprzedaży tej edycji, zapraszamy Cię do zapisania się na listę osób zainteresowanych, a wtedy jako pierwsza otrzymasz informację o starcie kolejnej edycji. 

O podcaście „Dochodowe Studio Graficzne”

W każdym odcinku podcastu czekają na Ciebie wskazówki, jak działać w zrównoważony sposób w biznesie kreatywnym, by czerpać ze swojej pracy maksimum satysfakcji, omijać pułapki w komunikacji z klientami i nie dać się złapać wypaleniu zawodowemu.

Bo jesteśmy przekonane, że zasługujesz na biznes, który daje Ci siłę, byś mogła robić to, co kochasz najbardziej, na markę, która przyciąga wymarzonych klientów i na współprace, które przynoszą Ci autentyczną radość i głębokie poczucie spełnienia.

Oficjalna strona podcastu dla graficzek i web designerek

Oceń nasz podcast na Spotify, Apple Podcasts

jak zarządzać czasem w studio graficznym - podcast Dochodowe Studio Graficzne #11
identyfikacja wizualna co to paleta kolorów

Jesteśmy bardzo ciekawe Twoich wrażeń po wysłuchaniu tego odcinka.

Daj nam koniecznie znać, jak Ci się słuchało i w jakiej czynności Ci tym razem towarzyszyłyśmy. Zostaw także ocenę na platformie, na której nas słuchasz, ok? To dla nas bardzo ważne.

Jeśli chcesz, abyśmy poruszyły konkretny temat, zgłoś swoją propozycję na stronie podcastu. 

Cheers!
Karla i Ania

zabierz się do pracy

pobierz materiały

szkolenie z wyceny dla graficzek
Bezpłatne SZKOLENIE
Obejrzyj szkolenie i dołącz do listy biznesowej dla graficzek i webdesignerek, gdzie uczymy, jak prowadzić dochodowe studio graficzne.

Hello, Girl!

Jesteśmy Karla i Ania, czyli kreatywne duo graficzek i strategów komunikacji.

Od ponad 10 lat wspieramy kobiece biznesy i świadczymy szyte na miarę usługi projektowe. Oferujemy branding, projektujemy grafiki i strony www dla charyzmatycznych, dziewczyńskich biznesów. Wspieranie innych graficzek, naszych sióstr po fachu, to nasze oczko w głowie. Zobacz, co jeszcze możemy Ci zaoferować.

Posłuchaj podcastu dla graficzek podcast dla grafików

Kurs "Dochodowe Studio Graficzne"dochodowe studio graficzne kurs

Zobacz produkty dla graficzek produkty dla graficzek