Jak nie marnować czasu, czyli 7 rzeczy, których nie robimy w naszym studio graficznym

Czy czujesz się czasem przytłoczona liczbą bodźców, które płyną do Ciebie z internetu, social mediów, od Twoich klientów? Miewasz wrażenie, że Twoja lista zadań nie ma końca, a zatem nigdy nie masz czasu zastanowić się, co dalej ma się dziać w Twoim studio? Nam też się to zdarza, choć na szczęście już znacznie rzadziej niż kiedyś, zanim przestałyśmy robić 7 pozornie niewinnych rzeczy. Przeczytaj, czy przypadkiem te same zachowania nie marnują Twojego cennego czasu.

Na początek warto wspomnieć, że warunki rozwoju i pracy każdej z nas są inne. Być może jesteś właśnie na studiach projektowych i skupiasz się w 100% na rozpoczęciu własnej działalności w najlepszym możliwym stylu. A może tak się składa, że kiedy to czytasz, to planujesz równolegle aranżację stołów weselnych na swój ślub i ten temat pochłania większą część Twojego czasu. My jesteśmy pracującymi mamami z potomstwem w łącznej liczbie 3 + jeden labrador. Popołudnia wypełniają nam zajęcia basenu, karate, tańca i angielskiego, przeplatane miłymi wyjściami na różne atrakcje miejskie i… zwykłą codziennością. Można powiedzieć, że nasze życie osobiste jest tyle bogate, co zaskakujące, a momentami wręcz przytłaczające. 

Nie jesteśmy w stanie żyć pracą 24h na dobę, dlatego wraz z ewolucją naszych ról i obowiązków, musiałyśmy przyjrzeć się temu, co pożera nasz czas, dezorganizuje działania i wprowadza niepotrzebny chaos. Doszłyśmy jednogłośnie do wniosku, że jest 7 rzeczy, które musimy absolutnie wykreślić z naszej listy to-do i Tobie radzimy zrobić to samo.

Jak nie marnować czasu? To proste:

Specjaliści od podatków, prawnicy, marketerzy publikują masę przydatnych informacji, które poszerzają nasze postrzeganie biznesu i rynku. Na szczęście era szpanowania branżowym żargonem już dawno za nami i dziś jesteś w stanie znaleźć wartościowe i przyjazne informacje nawet o tak dziwnej i odległej tematyce jak choćby kryptowaluty czy NFT.

Uważaj tylko, aby nie popaść ze skrajności w skrajność i nie zacząć przyjmować wręcz niezdrowych porcji wiedzy w tematach, które nie leżą w obszarze Twojego geniuszu. My oczywiście w taką pułapkę wpadłyśmy, dlatego dziś…

(już) nie staramy się zrobić wszystkiego samodzielnie

Można powiedzieć, że od początku byłyśmy na nieco uprzywilejowanej pozycji, bo wystartowałyśmy jako duet, co oznacza, że kompetencje w naszej firmie są naprawdę szerokie, a jednocześnie praca dzieli się przyjemnie na dwie osoby. Wiele rzeczy potrafimy lub nauczyłyśmy się robić samodzielnie i przez długi czas korzystałyśmy ekstensywnie z naszych umiejętności szybkiego uczenia się i bezzwłocznego testowania nowych kompetencji w praktyce. Jak już wspomniałyśmy, montujemy własnoręcznie nasz podcast, składamy lekcje wideo do kursów, piszemy newslettery i prowadzimy media społecznościowe bez pomocy specjalistów. 

Po kilku latach w biznesie stwierdzamy jednak bez mrugnięcia okiem, że choć naprawdę umiemy niemało, to nigdy nie będziemy w różnych obszarach tak dobre, jak specjaliści, którzy danym tematem oddychają każdego dnia. Przykładem niech będą tutaj reklamy, które przez kilka lat prowadziłyśmy samodzielnie z różnym skutkiem, a kiedy zdecydowałyśmy się oddać je w ręce Ali, ekspertki od adsów, byłyśmy zdumione tym, jakie wyniki można osiągać. Podobnie było w przypadku aktualizacji strony, wdrażania newsletterów i zarządzania projektami. Od kiedy tą działką zajmuje się Agata, wszystkie artykuły i newslettery docierają do Ciebie right on time!  A to z kolei pomaga nam budować wiarygodność i zaufanie (a przynajmniej takie odnosimy wrażenie 😉 ). 

Praktycznie od samego początku jest z nami także Sylwia, która zajmuje się wdrażaniem zaprojektowanych przez nas stron internetowych. Gdybyśmy wszystko miały robić same, prawdopodobnie nasze rodziny widziałyby nas przez jakieś 5 minut dziennie 😉

nie umawiamy się na spotkania wstępne ze wszystkimi osobami, które wyślą nam zapytanie, nie jesteśmy dostępne 100% czasu i nie odpowiadamy natychmiast

Te wszystkie zachowania postanowiłyśmy uwzględnić w jednym punkcie, ponieważ łączą się z tematem kontaktów z klientem i zarządzaniem komunikacją. Pamiętamy czasy, kiedy zapytanie na naszej skrzynce mailowej było rzadkim gościem. Kiedy już się pojawiło, paliłyśmy się do natychmiastowej odpowiedzi, by okazać potencjalnemu klientowi należyty szacunek oraz wykazać się gotowością do spełnienia każdego jego marzenia. Niestety ten styl komunikacyjny sprawiał, że wyglądałyśmy jak regularne desperatki. Taka postawa nie sprzyja budowaniu autorytetu, podstawia Ci nogę w trakcie negocjacji, a na dodatek często wprowadza chaos do Twoich codziennych działań, ponieważ zanim porządnie się zastanowisz, już wypowiadasz sakramentalne “TAK”, zapominając o innych zobowiązaniach, które masz już na talerzu.

Przez lata byłyśmy mistrzyniami kładzenia się pod nogami naszych potencjalnych klientów, chodzenia najpierw na żywo, a potem online na wszystkie spotkania. Dzisiaj nasz sposób komunikacji to zupełnie inna bajka.

Jak nie marnować czasu w tym procesie?

Po pierwsze nie odpowiadamy na zapytania od razu. Zachowujemy 2-3 dni robocze na zastanowienie się nad zapytaniem, rozważenie jego potencjalnego harmonogramu, skontrastowanie go z naszymi zobowiązaniami i… mały research na temat klienta. Lubimy wiedzieć, z kim mamy do czynienia i czy dany projekt wpisuje się w nasze wartości. A jeśli coś nam nie zagrało, dziękujemy za kontakt i przekierowujemy do kogoś innego, aby nie marnować czasu klienta i swojego. Jeśli wszystko nam się zgadza, po kilku dniach zapraszamy klienta na spotkanie online, podając kilka terminów do wyboru. Nasza dostępność jest ograniczona nie tylko na pokaz: na zapleczu tworzymy treści, opiekujemy się zrealizowanymi projektami, prowadzimy szkolenia i konsultacje, czyli innymi słowy pracujemy nie tylko W naszej firmie, ale także NAD nią. To przekłada się bezpośrednio na limitowaną liczbę wolnych terminów w naszym kalendarzu.

W przeszłości czułyśmy się tak mocno połechtane takim wyznaniem, że od razu starałyśmy się wygospodarować dla klienta miejsce w naszym zatłoczonym grafiku. Efekt? Mnóstwo nadgodzin, stresu i potu wstępującego na czoło, gdy założone terminy przestawały się spinać i losy kilku projektów na raz wisiały na włosku. Zapytamy retorycznie: po co to sobie robić? 😉 Próba ogarnięcia wszystkiego i obmyślenia harmonogramu idealnego sprawiała, że marnowałyśmy czas na zadania niezwiązane z naszą główną działalnością. 

Jeśli klient docenia nasze dokonania, jesteśmy niesamowicie wdzięczne, dumne i… informujemy go o możliwych terminach, zachęcając do przemyślenia harmonogramu raz jeszcze. Na ogół projekty, które klient chciałby wykonać TERAZ, i tak okazują się zazwyczaj tzw. sztucznym ASAPem, czyli projektem. którego nie da się zrealizować od ręki ze względu na braki choćby niezbędnych analiz, tekstów czy materiałów źródłowych. Takim sztucznym asapom mówimy zdecydowane, acz miło uśmiechnięte “nie”.

nie podejmujemy się współprac – projektowych i edukacyjnych – które nie wpisują się w naszą misję i profil klienta idealnego

Last but not least, od czasu rebrandingu w 2017 roku stoimy mocno na straży wartości naszej marki. Wiemy dobrze, że nie jesteśmy idealnymi współpracownikami dla każdego i że nie każda grupa docelowa jednakowo skorzysta na naszych usługach, kursach czy szkoleniach. Kiedy planujemy możliwe współprace na kolejny kwartał, przyglądamy się propozycjom i analizujemy to, czy jesteśmy realnie good fit do danego projektu. Możesz pomyśleć, że przecież im więcej, tym lepiej, i że każda forma budowania świadomości marki i pozyskiwania rozgłosu jest świetna. Też tak myślałyśmy i angażowałyśmy się w przedsięwzięcia, które nie przybliżyły nas do naszych celów ani o krok. Dziś o wiele bardziej wnikliwie przyglądamy się profilowi klienta idealnego i staramy się brać udział w takich projektach, które pasują jak ulał do naszej misji i wizji biznesu.