Jak zarządzać czasem w studio graficznym – Podcast #11

W ostatnim czasie dostałyśmy mnóstwo wiadomości wyrażających jednocześnie zdziwienie i podziw, odnośnie ilości rzeczy, które robimy w Shablonie oraz jak to jest możliwe, że można tyle rzeczy pogodzić i wykonać własnymi rękami. Czasami mówicie, że fajnie by było mieć drugą osobę w zespole. Kogoś, kto byłby w stanie Was wspierać. Uważamy, że i bez drugiej osoby jesteście w stanie działać prężnie i efektywnie. Wystarczy Wam parę wskazówek, dlatego dzisiaj przedstawimy Wam kilka podpowiedzi dotyczących zarządzania czasem. Nasza praca ma tendencję do niekończenia się o 15. To nie jest tak, że zamykamy komputery i już nie przejmujemy się tym, co tam się dalej wydarzy. Najlepsze pomysły przychodzą do głowy np. pod prysznicem, co doskonale pokazuje, że praca kreatywna wymyka się czasem poza ustalone ramy.

Bardzo dużo znaczenie ma wybór metod i technik zarządzania czasem. Na początku powinniśmy powiedzieć o narzędziach, z których korzystamy na co dzień i które faktycznie nam się sprawdzają i pomagają nam usystematyzować naszą codzienną pracę, bo praca kreatywna potrafi się trochę wymykać z ram. Na koniec wspomnimy o tym, czego zdecydowanie unikamy, bo same metody i narzędzia mogą się po prostu nie sprawdzić, kiedy podstawiamy sobie nogę samodzielnie i sabotujemy swoje wysiłki. 

Zacznijmy od narzędzi, które mogą pomóc w efektywnym zarządzaniu czasem. Naszym ulubionym narzędziem do zarządzania projektami jest Asana. Czasami mówimy, że to królowa naszej codziennej pracy i rzeczywiście nie wyobrażamy sobie funkcjonowania bez tego programu. Ale to niekoniecznie musi być Asana. Takich programów jest dostępnych na rynku więcej, np. Trello, Monday.com, Notion, więc możesz wybrać taki, który Tobie będzie pasował najbardziej. W naszym przypadku jest Asana, bo jej interfejs nam podpasował i dobrze nam się z niej korzysta. 

Asana jest świetna przede wszystkim z tego powodu, że możesz tam tworzyć szablony poszczególnych projektów, czyli rozpisujesz dany projekt na etapy i potem ten szablon powielasz dla kolejnych klientów. Chodzi o to, żeby oszczędzić sobie czas, a także sprawić, żeby nic nam nie umknęło, kiedy mamy kolejny projekt dla kolejnego klienta. Najlepiej rozpisać wzorzec, w którym mamy bardzo konkretne zadania, etapy prac podzielone na jeszcze mniejsze rzeczy do zrobienia. I kiedy taki wzorzec mamy gotowy, przy kolejnym projekcie składającym się z tych samych zadań możemy go po prostu powielić i już nie zastanawiać się na nowo: czy na pewno wszystko uwzględniliśmy, czy mam na pewno wszystkie zadania, które trzeba wykonać. Raz przemyślany wzorzec będzie odpowiedzialny za to, że do klienta trafia dokładnie to, co trzeba w odpowiednim czasie i nie musimy się po raz kolejny zastanawiać na tym samym. 

Jeżeli zadań przypisanych do danego projektu jest za dużo i są niepotrzebne, możemy je po prostu usunąć i dopasować do zakresu danej współpracy. Jedyne, co nam jeszcze pozostaje, to wpisać terminy realizacji poszczególnych zadań, a dopasowujemy je w zależności od zapisów w umowie. W każdej umowie zawieranej z klientem trzeba starać się pamiętać, żeby znalazł się również termin realizacji prac. Dzięki konkretnym terminom możesz stworzyć w Asanie plan, który pozwala spojrzeć na cały rok z lotu ptaka. Dzięki temu widzisz, ile zostaje Ci wolnego czasu i czy możesz przyjąć kolejne zlecenie. 

W Twojej Asanie mogą także istnieć zadania niezwiązane z szablonami. Możesz dopisywać konkretne rzeczy do wykonania jak na normalnej liście. Jeżeli do tej pory projektowałaś bardziej na kartce, tę funkcję Asana także będzie dla Ciebie spełniała. Mając taki master plan z widokiem z lotu ptaka, gdzie wpisujemy nie tylko projekty dla klientów, ale też nasze wewnętrzne działania firmowe, możemy łatwiej odmawiać. Często mamy tendencję, gdy ktoś nas o coś prosi, że odpowiadamy: Dobra, jeszcze szybciutko tam coś wciśniemy. Ale gdy spojrzymy na nasz master plan i zobaczymy, że w tym momencie roku mamy już wszystkiego po kokardkę, będzie nam łatwiej umotywować swoją rezygnację z podejmowania się czy to kolejnego projektu, czy jakiejś przysługi, bo już po prostu nie będziemy w stanie tego fizycznie zrobić. 

Częsty problem dotyczący zarządzania czasem w naszej branży wynika z przyjmowania zbyt dużej liczby projektów. Projekty zaczynają się nakładać i nie do końca nad tym panujemy. Kiedy coś się zaczyna, nie zawsze jesteśmy w stanie dobrze umiejscowić w kalendarzu datę zakończenia projektu, głównie dlatego, że współprace lubią się przedłużać. To niekoniecznie wynika z działać po naszej stronie, ale np. klient nam czegoś nie podsyła i końcówka projektu zaczyna się rozjeżdżać. Ale to też trzeba brać pod uwagę, zakładać pewien margines czasowy dla realizacji danego projektu. Jeżeli mamy w umowie wpisane 30 dni kalendarzowych, to tak naprawdę powinniśmy przewidzieć na ten projekt 30 dni plus ok. 20%, czyli jakieś 35 dni. Zapasu, który da nam pewność, że projekty umawiane z kolejnymi klientami nie będą nam się nakładały albo nałożą się na innym etapie prac, bo najgorzej jest, kiedy mamy dwa etapy pełnej kreatywności w tym samym momencie dla dwóch różnych klientów. Jest to bardzo ciężkie do zrealizowania, kiedy musimy bardzo się wysilić na dwóch totalnie różnych frontach. Lepiej ustawić pracę tak, żeby na etap kreatywny u jednego klienta przypadł etap formalności u drugiego klienta.

W ten sposób projekty faktycznie mogą się zazębiać, ale kluczowe jest, żeby wiedzieć, ile czasu faktycznie zajmuje projekt i poszczególne etapy. To znaczy, wiedzieć, ile zajmuje etap formalności, ile etap kreatywny i etap domykania. To kluczowe dane, a żeby się tego dowiedzieć, najpierw musimy odrobić pracę domową i skorzystać z narzędzia. W naszym przypadku był to Toggl Track. Jeżeli nie jesteś jeszcze w stanie dobrze określić, ile tygodni zajmie Ci dana współpraca albo nie jesteś jeszcze ostatecznie zdecydowana, jaki zakres prac chcesz oferować swoim klientom, ciągle badasz rynek i nie określiłaś się na 100%, Toggl będzie świetnym wyborem dla Ciebie. Dzięki narzędziu Toggl możesz zliczać czas, który upływa Ci na poszczególnych zadaniach. To przekłada się na dużo większą świadomość czasu, który dane zadanie faktycznie Ci zabiera. 

Narzędzia do planowania mogą się wydawać czymś przydatnym tylko dla większych zespołów albo przynajmniej większych niż jedna osoba. Wy w większości prowadzicie swoje działalności w pojedynkę i pewnie zastanawiacie się: Ale po co mi takie narzędzie do zarządzania, jak to samo mogę rozpisać na karteczce? Nawet jeśli jesteś sama, to głównym powodem przemawiającym za zainwestowaniem w narzędzie do zarządzania jest widok na całość kalendarza. Ten widok jest absolutnie bezcenny. Oczywiście, jeśli lubisz tworzyć listy odręcznie, nic nie stoi na przeszkodzie, żeby zanim wprowadzisz harmonogram do Asany, najpierw samodzielnie rozpisać je na karteczce, bo czasami w procesie układania planu, pomocne jest rozpisywanie tego ręczne. Poukładanie, sprawdzenie, czy się wszystko zgadza. Dopiero oficjalny gotowy harmonogram zostaje przeniesiony do programu wraz z terminami. Asana jest dla nas takim oficjalnym miejscem, gdzie nasze plany powinny się znaleźć. 

Jeśli chodzi o planowanie na karteczce, tutaj świetnie sprawdza się metoda na co dzień, gdzie rozpisujemy priorytety i zadania dodatkowe na konkretny dzień. Oczywiście priorytety można oznaczyć także w Asanie, wyznaczyć konkretne daty, a zadania się pojawią na liście do zrobienia na dany dzień. Ale faktycznie jest coś takiego, że jak kartka kłuje w oczy na biurku, to bardziej mobilizuje. Ale z odręczną listą mamy inny problem. Zawsze w ciągu dnia wpadnie coś nowego, więc znowu coś dopisujemy i okazuje się, że z rzeczy, które zaplanowałyśmy na dany dzień i które mieściły się na jednej karteczce, wydłużają się do bardzo długiej listy wszystkiego, o różnym priorytecie i o różnych przeznaczeniach.

Rekomendujemy Wam działanie w blokach czasowych. Gdy mamy przygotowaną listę zdań na dany dzień, warto przypisać do każdego zadania konkretne czasy, ile mogą nam zająć w ciągu dnia. Jeżeli dzisiaj mamy w planie przygotowanie wstępnych projektów logo dla klienta i napisanie artykułu na blog, to dla każdego z tych zadań przypisujemy konkretny czas. W godzinach 10-12 pracujemy nad szkicami logo, a między 12-14 zajmujemy się artykułem na bloga. Następnie naprawdę staramy się trzymać wyznaczonego czasu, bo tylko wtedy przekonujemy się, czy nasze wyliczenia czasowe z Toggl się sprawdzają, czy jesteśmy w stanie w dwie godziny napisać artykuł. To pozwala zapobiec sztucznemu przeciąganiu pracy, szczególnie tam, gdzie jest praca kreatywna, bo niestety mamy tendencję, żeby jeszcze do „fajniać” i dopieszczać, coś, co już jest naprawdę dobre. Wtedy z dwóch godzin, które miałyśmy poświęcić na wstępne szkice, robi się cały dzień pracy, a dodatkowo jesteśmy wymęczone psychicznie, bo się nie udało. Te dwie godziny są oczywiście przykładem. Chodzi o to, żeby ustalić sobie, że dzisiaj zajmuję się tymi zadaniami i musimy to zrealizować, bo jutro mamy już co innego na liście. To musi wydarzyć się dzisiaj, bo jutro już nie będzie na to czasu. Musimy postarać się pozamykać tę kreatywną pracę, która lubi się rozłazić, w konkretne ramy. Jeżeli będziesz planowała takie bloki czasowe i notorycznie nie będziesz mieścić się w zaplanowanym przez siebie czasie, to znaczy, że warto wrócić do Toggl i jeszcze raz sprawdzić, ile czasu zabiera Ci poszczególne zadanie. Być może po prostu musisz doliczać np. godzinkę więcej. 

Bloki czasowe mają jeszcze jedną zaletę, szczególnie dla osób, które zapominają jeść obiad. Często jak coś nas wkręci niesamowicie projektowo, okazuje się, że już 15, a my nadal nic nie jadłyśmy. Od pewnego czasu, na liście zadań jako jeden blok czasowy pojawia się u nas jedzenie obiadu. Dzięki temu mamy znacznie większą szansę, że go zjemy i o 16 nie polecimy po dziecko do przedszkola na głodzie. Dlatego pamiętajcie, że to niekoniecznie muszą być wyłącznie zadania firmowe. Takie zadania mogą pojawić się także w Waszej Asanie. 

Żeby wszystkie nasze plany i zadania faktycznie się działy o określonych i zaplanowanych przez nas porach, musi wydarzyć się jeszcze jedna rzecz. Nie może nas rozpraszać telefon, a w dzisiejszych czasach chyba największym winowajcą jest Instagram, poprzez kompulsywne sięganie do komentarzy i serduszek, odświeżanie i sprawdzanie jak radzi sobie nasz dzisiejszy post. To już zmora naszych czasów, że nawet jak nie mamy szczególnej potrzeby sięgnąć do telefonu, to i tak w sposób wręcz nawykowy sięgamy po niego, żeby sprawdzić, np. pogodę, Instagram, Facebooka czy maile. Kolejne rozpraszacze, czyli telefony od klientów i powiadomienia o nowych wiadomościach. Oczywiście o ile nie jest to jakaś sytuacja podbramkowa, że musisz kogoś lub coś ratować, bo wiadomo, że zdarzają się sytuacje wyjątkowe. Jednak zalecamy na czas pracy wyciszyć telefon, położyć ekranem do dołu albo umieścić poza zasięgiem wzroku, żeby nie reagować na powiadomienia. Według badań amerykańskich naukowców, sam telefon leżący w naszym zasięgu jest źródłem naszego rozproszenia, a skupienie uwagi drastycznie spada w momencie, kiedy telefon jest w naszym pobliżu. Jeżeli widzisz, że ten problem dotyczy także Ciebie, musisz celowo telefon odkładać gdzieś dalej. 

Dla użytkowników sprzętów firmy Apple dodatkową trudnością może być połączenie ze sobą sprzętów. Nawet jeżeli Twój telefon leży daleko od Ciebie, to najprawdopodobniej powiadomienie i tak wyświetli Ci się na ekranie komputera. W takiej sytuacji możesz włączyć tryb skupienia, który odcina wszystkie powiadomienia i dopóki go nie wyłączysz, nie będziesz dostawać powiadomień i nie będziesz się rozpraszać. Po takim rozproszeniu bardzo trudno wrócić do zadania, które się robiło, bo wszystkie trybiki, które wcześniej pracowały i opracowywały konkretne rozwiązania, zostały wyłączone na chwilę i trzeba je na nowo uruchomić, a z zaplanowanych dwóch godzin na pracę nad projektem, tak naprawdę mamy tylko nieco ponad godzinę, bo cała reszta to ponowne wbijanie się w kreatywny tryb. 

Dodatkowo niech Was ręka Boska broni odpisywać w trakcie pracy kreatywnej na maile do klientów. Jeżeli taki mail wpadnie, po prostu go tam zostawcie. Niech sobie chwilę poczeka, nic się nie stanie. Możesz ustalić sobie dwie pory w ciągu dnia, kiedy zaglądasz do skrzynki mailowej, np. w formie wspomnianego wcześniej bloku czasowego. Możesz w planach rozpisywać, że rozpoczynasz pracę o 9 rano i pierwszą godzinę pracy poświęcasz na odpisywanie na maile, rozmowy przez telefon z klientem. Jeżeli w danym dniu masz na rano zaplanowaną publikację nowego postu, pod którym pojawiają się komentarze, fajnie jest odpowiedzieć na nie od razu tego dnia i reagować na to, co piszą Twoi odbiorcy. Na tę czynność także powinnaś zaplanować określoną ilość czasu tego dnia i konkretny czas. 

To nie jest tak, że zachęcamy Was, żeby nie rozmawiać z klientami i nie odpowiadać na ich maile, kiedy piszą czy dzwonią do nas, żeby zwrócić się z jakimś problemem. Oczywiście musimy na to zareagować, ale odpisując na maila od razu, powodujemy, że ludzie się do tego przyzwyczajają i w przyszłości będą liczyć, że na ich wiadomości będziemy zawsze odpisywać od razu, niezależnie z jak ważną sprawą się do nas zwrócą. Jeżeli to sprawa niecierpiąca zwłoki, trzeba jak najbardziej pomóc, jednak czasami pytania potrafią być tak skomplikowane, że potrzebujemy czasu, aby je przetworzyć i zastanowić się nad odpowiedzią, a to rzutuje już na dalszy proces projektowy. Starajcie się dzielić to wszystko na zadanie. Jeżeli jesteście w procesie kreatywnym, trzymajcie się tego procesu kreatywnego. Dokończcie zadanie, potem zróbcie przerwę na kawę, herbatę czy też obiad i wchodźcie w następne zadanie – projekt, maile, komentarze czy telefony. Dodatkowym obciążeniem czasu są rozmowy telefoniczne. Decyzja zależy do Was, ale część zagadnień można przenieść na wiadomości mejlowe i ustalić właśnie taki sposób komunikacji. My zauważyłyśmy, że u nas bardzo długie rozmowy telefoniczne po prostu się nie sprawdzają, ale to może być nasze subiektywne odczucie. 

Wystrzegajcie się także sztucznych ASAPów, pospieszania zadań dla komfortu psychicznego zlecającego, niecierpiących zwłoki, muszących się wydarzyć „tu i teraz” rzeczy. Tak naprawdę nic się nie stanie, jeżeli te super-ekstra-megaważne rzeczy wydarzą się za chwilę i nie będą rzutowały na jakość i terminowość tego, co dostarczacie. 

I przejdźmy do naszej wisienki na torcie, czyli delegowania. Delegowanie robi różnicę. Może nie na samym początku, gdy klientów i zadań nie jest tak dużo. Ale lista rozrasta z dnia na dzień, postanawiasz przeznaczyć przerwę świąteczną, żeby wszystko ogarnąć. Ostatecznie wszystko jest dobrze, ogarnęłaś zadania i projekty. U nas ostatnio takim wake up call’em było przejęcie odpowiedzialności na naszą reklamę przez Alę, która powiedziała nam, że  spędza miesięcznie około 20 godzin na zajmowaniu się tylko i wyłącznie naszym kątem reklamowym. Wtedy pomyślałyśmy: Oh my God! Czy byłybyśmy w stanie wcisnąć jeszcze 20 godzin do swojej działalności? Wiele rzeczy jesteśmy w stanie wyczarować i uwijamy się jak mróweczki, ale 20 dodatkowych godzin już byśmy nie wyczarowały. 

Musimy kiedyś przekazać pałeczkę. Musimy oddać najlepiej taką część, na którą np. nie mamy wielkiej ochoty albo nie mamy umiejętności, żeby się tym zajmować. Prowadząc swoją działalność, musimy poruszać się po wielu obszarach. To nie jest tylko proces kreatywny, ale także tworzenie umów, wystawianie faktur czy reklamy. Naturalne jest, że nie każdy z nas czuje się dobrze w każdym z tych obszarów. 

Każdy z nas jest inny i ma swoją sferę geniuszu przesuniętą w jedną albo w drugą stronę. Więc jeżeli czujesz, że któryś obszar nie jest Twoim konikiem, zastanów się, czy nie warto byłoby te zadania oddelegować komuś innemu, kto czuje się w tym jak ryba w wodzie i prawdopodobnie zrobi to sprawniej. Tobie zajęłoby to więcej czasu, bo nie lubisz tego robić, musisz się do tego specjalnie nastawić, odwlekasz to zadanie i ostatecznie zajmujesz się w tym w ostatnim momencie, a po drodze możesz czegoś nie dopilnować, coś przeoczyć i wychodzi „jak zwykle”. Oddelegowane zadanie, nie dość, że może pójść sprawniej, to jeszcze wykonane przez osobę wyszkoloną w danym temacie będzie zrobione na wyższym jakościowo poziomie. To jest sytuacja, w której wygrywasz podwójnie – odzyskujesz czas i masz jakościowo dobrze zrobione zadanie, którego nie musisz za chwilę poprawiać. My nienawidzimy poprawiać po sobie samej, bo dodatkowo mamy do siebie żal, jak mogłyśmy zrobić takie błędy. Zlecenie zadania możemy porównać do sekretu posprzątanego 3-pokojowego mieszkania. Czwarty pokój to delegowanie. To sekret ogarnięcia czasowego wszystkich rzeczy i zajęcie się tylko kluczowymi rzeczami w swoim biznesie. Wiadomo, nikt nie napisze newslettera tak, jak pisze go Karolina, ale czy ktoś może go wdrożyć? Oczywiście. Czy ktoś może stworzyć grafiki? Oczywiście. Nie wszystko musi być zrobione przez nas. 

To jest ogromna wolność, do której Was zachęcamy. Trzymamy kciuki za Wasze projekty i Wasz sposób zarządzania czasem. Cześć!