fbpx

5 ulubionych narzędzi do prowadzenia biznesu online

29 sie 2022 | rozwój biznesowy

Prowadzenie biznesu online to nie lada wyzwanie! Na szczęście są narzędzia, które porządkują pracę. Dzisiaj dzielimy się naszymi 5 ulubionymi narzędziami biznesowymi, z których korzystamy na co dzień - dzięki nim prowadzenie firmy staje się duuuużo łatwiejsze!

Jak już pewnie zdążyłaś się zorientować, prowadzenie biznesu online to nie lada wyzwanie. W swojej firmie musisz być jednocześnie dyrektorem zarządzającym, specem od marketingu i reklamy, dyrektorem kreatywnym i finansowym… I na dodatek swobodnie przełączać się między tymi rolami. W związku z tym Twoja lista zadań do wykonania każdego dnia dosłownie pęka w szwach. Jak sobie z tym poradzić? Całe szczęście są narzędzia, które pomogą Ci uporządkować pracę. I sprawią, że prowadzenie firmy stanie się nieco łatwiejsze. Dzisiaj dzielimy się naszymi 5 ulubionymi narzędziami biznesowymi, które przyśpieszają pracę. My z nich korzystamy na co dzień i z ręką na sercu, szczerze polecamy każde z nich!

01

Po pierwsze, nasza królowa, czyli Asana. To nasz absolutny numer jeden. Asana to przejrzysta i intuicyjna aplikacja do zarządzania projektami. Na co dzień tworzymy tutaj zadania przyporządkowane do poszczególnych projektów i układamy pracę od A do Z. Asana świetnie sprawdza się w zespole, bo do każdego zadania możesz przydzielić osobę i deadline. Więc jeśli nad jednym projektem pracuje kilka osób, na przykład graficzka, programistka i asystentka, wtedy każdej z tych osób można przydzielić odpowiednie zadania. Cały zespół śledzi postępy, każdy może wysyłać komentarze, prośby, motywować się nawzajem (na przykład wysyłając emotki z kolorowymi jednorożcami – love!), dodawać załączniki i wymieniać się plikami.

My w naszej firmowej Asanie mamy stworzone szablony, z których korzystamy na poszczególnych etapach pracy. Na przykład przy przyjmowaniu zlecenia mamy rozpisane kolejne etapy, takie jak kontakt mailowy, rozmowa wstępna, wysyłka oferty, akcept oferty, przygotowanie umowy. Z kolei na etapie projektowania lista jest już duuużo dłuższa: mamy najpierw zadania związane z opracowaniem stylu wizualnego, potem pierwsze szkice projektów, wizualizacje, akcepty klienta, wdrożenie strony www, testy, itdp, itd. Jeśli chciałabyś zobaczyć jak to może wyglądać w praktyce – zapraszamy na nasz kurs Dochodowe Studio Graficzne, na którym pokazujemy wnętrze naszej Asany.

Fajną opcją w Asanie jest też tworzenie projektu w formie tablicy. To idealny pomysł na przykład na długoterminowe strategie. My w kolejnych miesiącach rozpisujemy sobie większe i mniejsze firmowe cele, uwzględniając przy okazji święta i nasze urlopy. Dzięki tablicy możemy spojrzeć z lotu ptaka na cały rok i sprawdzić czy wyrobimy się ze wszystkim na czas, czy któreś zadanie trzeba przesunąć.

Do dołączania do naszej przestrzeni na Asanie zapraszamy również nasze klientki, z którymi współpracujemy 1:1. Dzięki temu cały proces jest dużo łatwiejszy, wszystkie treści są zebrane w jednym miejscu, i nie trzeba szukać załączników w dziesiątkach wiadomości mailowych. 😉

Czujesz, że nie panujesz nad projektami, że rozjeżdżają Ci się terminy i nie pamiętasz co, kiedy i komu masz odesłać? W takim razie gorąco polecamy Ci Asanę! Gwarantujemy: dzięki niej poczujesz, że w końcu PANUJESZ nad pracą. My używamy Asany od początku istnienia naszego studio… i nie wyobrażamy sobie życia bez niej. Serio, serio!

narzędzia biznesowe online

02

Na co dzień pracujemy na dużej ilości plików, więc potrzebny nam jest wirtualny dysk do przechowywania danych. Postawiłyśmy na Dropbox – bez niego ani rusz! Na firmowym koncie przechowujemy projekty, które powstają dla naszych klientek. Gdy zaczynamy współpracę 1:1 z nową klientką, tworzymy przestrzeń dla danego projektu z odpowiednią strukturą folderów i udostępniamy wybrane foldery klientce. To bardzo ułatwia proces przekazywania plików – klientka wgrywa wszystkie potrzebne zdjęcia i teksty bezpośrednio na dysk do wskazanego folderu. Nic się nie gubi, a wielkie załączniki nie zapychają nam skrzynek.

SYNCHRONIZACJA WYBIÓRCZA I PLIKI W CHMURZE

Na Dropboxie przechowujemy także nasze pliki firmowe, takie jak dokumenty księgowe, grafiki reklamowe, produkty, etc. Pomimo dużej ilości plików wszystko działa szybko i sprawnie. Dzieje się tak również dzięki automatycznej wybiórczej synchronizacji – na komputerach przechowujemy tylko te foldery, z których korzystamy na bieżąco. Pozostałe pliki pozostają zawieszone w chmurze i można je zsynchronizować w razie potrzeby.

Jak widzisz, Dropbox to bardzo przydatne i … bezpieczne narzędzie. Pliki znajdują się w chmurze, więc w razie wyjazdu, urlopu, lub, nie daj Boże! awarii firmowego komputera, możesz dostać się do swoich materiałów z dowolnego sprzętu. Wystarczy Ci podłączenie do Internetu.

Dzięki funkcji Dropbox Transfer można też wysyłać duże pliki bezpośrednio do klienta. Kiedyś do tego celu używałyśmy serwisu WeTransfer. A teraz już nie musimy! Wystarczy, że wygenerujemy link do transferu – klientka po kliknięciu będzie miała możliwość pobrania pliku na swój komputer.

narzędzia biznesowe online

03

Ale czasami Dropbox to za mało – wtedy z pomocą przychodzi nam Dysk Google! Dropbox to przestrzeń idealna do przechowywania plików różnej maści. Z kolei Dysk Google sprawdza się najlepiej przy plikach przeznaczonych do współedycji. To tutaj tworzymy dokumenty tekstowe, takie jak umowy współpracy, teksty do szkoleń i prezentacji czy treści do zamieszczenia na stronie www klientek. Na Dysku tworzymy również pliki, które udostępniamy do edycji naszej wirtualnej asystentce. Mamy na przykład osobny plik, w którym spisujemy teksty artykułów do zamieszczenia na blogu, takie jak ten, który właśnie czytasz!

Często korzystamy też z Google Forms, gdzie tworzymy ankiety.  W ankietach sprawdzamy zarówno zainteresowanie naszymi przyszłymi produktami, jak i poziom satysfakcji klientek po zakupie szkolenia lub zrealizowaniu usługi. Choć istnieją ciekawsze graficznie rozwiązania (jak np. Typeform), to bezpłatne Google Forms jest wystarczające na nasze potrzeby. Pod względem analitycznym korzystamy z Arkuszy Google, gdzie powstają raporty i wyliczenia, na przykład dotyczące naszych kampanii reklamowych. No a w Google Docs piszemy wszystkie teksty, które później trafiają na blog, do kursów, szkoleń i newsletterów. Dzięki temu możemy w łatwy sposób współpracować z innymi specjalistami. 

04

Chcesz się z kimś umówić na spotkanie, ale nie możecie zgrać terminów? „Może być przyszły piątek o 8:45?” Znasz to, Dziewczyno? My dobrze pamiętamy ten czas, kiedy ustalenie terminu z klientką potrafiło nam zająć dobrych kilka dni! Serio! Dlatego postanowiłyśmy przestawić się na planowanie spotkań w Calendly, a od niedawna w bezpłatnym, polskim narzędziu Zencal. Odkąd zaczęłyśmy używać kalendarzy online, umówienie się na spotkanie przestało być skomplikowanym procesem. Raz na zawsze pożegnałyśmy się z tym utrapieniem.

Jak działają kalendarze online takie jak Calendly czy Zencal?

W aplikacji z kalendarzem wpisujemy naszą dostępność, przeważnie na miesiąc do przodu. Tworzymy różne rodzaje spotkań – krótsze spotkania wstępne, i dłuższe, na przykład godzinne konsultacje. Przesyłamy klientce link do naszego kalendarza z dostępnymi terminami. Wystarczy, że klientka kliknie w wybrane pole i potwierdzi godzinę, i już, zrobione! Dla pewności klientka otrzymuje powiadomienie mailowe – możesz samodzielnie stworzyć jego treść. Zarezerwowanie spotkania powoduje, że w kalendarzu blokuje się dany przedział czasowy. Klientki otrzymują maile przypominające o spotkaniu, a w razie potrzeby mogą również za pomocą jednego kliknięcia odwołać lub przełożyć konsultację z odpowiednim wyprzedzeniem.

Dzięki kalendarzom online po prostu o wiele skuteczniej zarządzamy naszym czasem, tym bardziej, że to narzędzie zintegrowałyśmy z Zoomem (można je połączyć także z bezpłatnym Google Meets). Po rezerwacji terminu spotkania automatycznie tworzy się nowy meeting w Zoomie wraz ze swoim unikalnym linkiem. Jest on wysyłany do klientki w wiadomości potwierdzającej rezerwację terminu.

05

Chociaż w codziennej pracy koncepcyjnej bazujemy na programach z pakietu Adobe (Illustrator, Photoshop, XD, InDesign), to w ostatnim czasie coraz częściej korzystamy również z Canvy. Wiemy, że w pierwszej chwili to może być zaskoczenie! Ale ten program naprawdę szybko się rozwija i co chwilę pojawiają się w nim nowe funkcje.

Jedną z opcji, z której korzystamy na co dzień, jest możliwość tworzenia plików do udostępnienia. Kiedy tworzymy grafiki do social media dla naszych klientek, na koniec współpracy udostępniamy link do szablonu stworzonego w Canvie. Wgrywamy do niego również elementy stworzone w innych programach (ten plik nazywamy Starter Packiem). Dzięki temu klientka ma dostęp do swoich grafik i może je później samodzielnie edytować z poziomu panelu Canvy, a jednocześnie może korzystać z dobrodziejstw bogatych zasobów tego programu i, po odpowiednim przeszkoleniu, samodzielnie dobierać ikony czy ilustracje wpisujące się w nowy styl marki. Zdecydowanie polecamy takie rozwiązanie!

Same także coraz częściej korzystamy z tego narzędzia: animowane gify, animacje na planszach, których później używamy w rolkach, i naprawdę imponująco dokładna funkcja szparowania zdjęć to nasze top opcje Canvy.

narzędzia biznesowe online
identyfikacja wizualna co to paleta kolorów
Prowadzenie biznesu online nie musi być takie trudne. Wystarczy, że dobrze się zorganizujesz i zautomatyzujesz część swojej pracy, korzystając z narzędzi biznesowych.

Muszę przyznać, że my już nie wyobrażamy sobie funkcjonowania na co dzień bez Asany, Dropboxa czy Zencala.

A Ty, z jakich narzędzi biznesowych korzystasz? Bo mamy nadzieję, że nie utrudniasz sobie pracy, robiąc wszystko naokoło, right? 😉

Cheers!
Ania

W podobnych tematach

przeczytaj lub posłuchaj

Jak nie marnować czasu, czyli 7 rzeczy, których nie robimy w naszym studio

narzędzia biznesowe online

Jak zarządzać czasem w studio graficznym – podcast #11

Dlaczego pracujesz na okrągło, a w kieszeni wciąż pustki – podcast #09

zabierz się do pracy

pobierz materiały

szkolenie z wyceny dla graficzek

Bezpłatne SZKOLENIE

Obejrzyj szkolenie i dołącz do listy biznesowej dla graficzek i webdesignerek, gdzie uczymy, jak prowadzić dochodowe studio graficzne.

Hello, Girl!

Jesteśmy Karla i Ania, czyli kreatywne duo graficzek i strategów komunikacji.

Od ponad 10 lat wspieramy kobiece biznesy i świadczymy szyte na miarę usługi projektowe. Oferujemy branding, projektujemy grafiki i strony www dla charyzmatycznych, dziewczyńskich biznesów. Wspieranie innych graficzek, naszych sióstr po fachu, to nasze oczko w głowie. Zobacz, co jeszcze możemy Ci zaoferować.

Posłuchaj podcastu dla graficzek podcast dla grafików

Kurs "Dochodowe Studio Graficzne"dochodowe studio graficzne kurs

Zobacz produkty dla graficzek produkty dla graficzek