Jak oszacować czas projektu i uniknąć zleceń “zombie”?

Jak poszło Ci zamykanie smętnie wiszących projektów z pomocą ostatniego artykułu? Mamy nadzieję, że wróciły na swoje tory, a te które reprezentowały przypadek beznadziejny zostały szczęśliwie wykreślone z listy zadań.

Kiedyś takich niezamkniętych projektów miałyśmy naprawdę sporo. Ale od kiedy porządnie określiłyśmy swój proces działania, takie projektowe zombie zdarzają się coraz rzadziej. To właśnie od Twoich założeń zależy to, czy będziesz grzęzła we współpracy z klientami, czy jednak większość pracy będzie szła zgodnie z planem.

Proces is king

Żeby w Twojej karierze nie pojawiały się takie projekty, które wysysają wszystkie soki kreatywności i chciejstwa, proponujemy Ci ustalić sobie raz na zawsze swój proces działania. Ale od razu ostrzegamy – to brzmi łatwo, ale łatwe nie jest i będzie od Ciebie wymagało pracy nad sobą.

Tak jak przy poprzednim artykule z tej serii, weź sobie kartkę papieru i długopis lub ich cyfrowy odpowiednik. Teraz spróbuj przywołać w myślach projekt, który był dla Ciebie naprawdę mmm-mmm, miodzio i wisienka. Nie chodzi tutaj o łatwość współpracy z klientem, ale o:

• zakres projektu – był wystarczająco wieloskładnikowy (nie oszukujmy się, nie każda z nas lubi z dopadu projektować jedynie wizytówki, czy przewalać wielkie kobyły projektowe, których nawet wielkie studio by się zlękło),
• trudność projektu – był lekkim wyzwaniem, dawał dreszczyk emocji, a Ty patrząc na efekty mogłaś powiedzieć „jara mnie to”, a nie „ufff, dobrze, że to już za mną”.

Te dwie cechy wyznaczają charakter projektu, który najczęściej powinien pojawiać się na Twoim projektowym talerzu. Masz już zwycięzcę? Jest konkret w myślach? Super! To teraz wypisz po kolei wszystkie kroki, jakie należało podjąć, żeby projekt mógł zakończyć się sukcesem. Wypisz działania swoje i klienta.

Teraz szczerze – ile czasu zajmuje Ci każdy z kroków? Wpisz sobie przedziały czasowe przy każdym zadaniu – optymistyczne i pesymistyczne.

To odwieczny problem kreatywnej głowy: jak oszacować czas realizacji konkretnego etapu projektu?

Czy to w ogóle potrzebne w kreatywnym procesie?

Komunikacja is queen

Kiedy wiesz już, jak wygląda Twój proces działania – od „dzień dobry” do „do widzenia”, możesz zacząć go skutecznie komunikować. Oczywiście nie chodzi o zamęczanie klienta każdym szczegółem od pierwszego kontaktu, ALE! Ogólny zarys toku współpracy zawsze powinien znaleźć się na Twojej stronie www. 

Ma to co najmniej dwa dobre efekty:

• pokazując swój proces, zachęcasz do współpracy klientów, których projekty prezentują podobny poziom skomplikowania. Innymi słowy: jeśli pokażesz, jakie kroki konkretnie wykonujesz, którą drogą konkretnie zmierzasz do celu, przyciągniesz osoby, które właśnie tego potrzebują.

PRZYKŁAD

Jeśli piszesz na stronie, że rozpoczynasz proces od dogłębnej analizy marki, raczej nie zachęcisz osób, którym zależy na szybkim projekciku wizytówki. Jeśli natomiast nie podajesz żadnych szczegółów procesu, ale piszesz, że poradzisz sobie z każdym projektem, to wizytóweczki welcome to!

• zabezpieczasz się przed obsuwami i odpowiedzialnością. I tutaj mamy na myśli np. takie niedosyłanie danych do umowy przez 2 tygodnie. 2 CENNE TYGODNIE! Jeśli w ofercie napiszesz już bardziej szczegółowo, ile czasu ma Twój klient na konkretne działania, nie będzie potem zaskoczenia, jeśli odmówisz wykonania projektu z powodu obsuwy. Przecież nie możesz karać innych klientów i nie dostarczać im projektów z powodu obsuwy u kogoś, kto ledwo co dał radę dosłać dane do umowy. To samo tyczy się terminów udzielania feedbacku, akceptowania projektu, płatności. To wszystko powinno mieć konkretne czasy wykonania w Twoim procesie i powinno również znaleźć się w ofercie.

Możesz powiedzieć „Hola, hola! Nie wszystkie projekty są takie same, nie wszyscy klienci są tacy sami”. Ale widzisz – O TO WŁAŚNIE CHODZI. Komunikując jasno swoje podejście do tematu, powoli ograniczasz te projekty, które wystają poza szereg i najczęściej powodują tylko chaos i niepewność. Bo przecież nie pamiętasz, czy tej klientce obiecałaś 3 serie poprawek czy nielimitowane? A temu klientowi miałaś zrobić analizę marki czy nie? A w tym projekcie z kolei chyba miałaś pomóc przygotować architekturę strony www, ale musisz to odgrzebać na mailu.