5 ulubionych narzędzi do prowadzenia biznesu online
Jak już pewnie zdążyłaś się zorientować, prowadzenie biznesu online to nie lada wyzwanie. W swojej firmie musisz być jednocześnie dyrektorem zarządzającym, specem od marketingu i reklamy, dyrektorem kreatywnym i finansowym… I na dodatek swobodnie przełączać się między tymi rolami. W związku z tym Twoja lista zadań do wykonania każdego dnia dosłownie pęka w szwach. Jak sobie z tym poradzić? Całe szczęście są narzędzia, które pomogą Ci uporządkować pracę. I sprawią, że prowadzenie firmy stanie się nieco łatwiejsze. Dzisiaj dzielimy się naszymi 5 ulubionymi narzędziami biznesowymi, które przyśpieszają pracę. My z nich korzystamy na co dzień i z ręką na sercu, szczerze polecamy każde z nich!
01
Po pierwsze, nasza królowa, czyli Asana. To nasz absolutny numer jeden. Asana to przejrzysta i intuicyjna aplikacja do zarządzania projektami. Na co dzień tworzymy tutaj zadania przyporządkowane do poszczególnych projektów i układamy pracę od A do Z. Asana świetnie sprawdza się w zespole, bo do każdego zadania możesz przydzielić osobę i deadline. Więc jeśli nad jednym projektem pracuje kilka osób, na przykład graficzka, programistka i asystentka, wtedy każdej z tych osób można przydzielić odpowiednie zadania. Cały zespół śledzi postępy, każdy może wysyłać komentarze, prośby, motywować się nawzajem (na przykład wysyłając emotki z kolorowymi jednorożcami – love!), dodawać załączniki i wymieniać się plikami.
My w naszej firmowej Asanie mamy stworzone szablony, z których korzystamy na poszczególnych etapach pracy. Na przykład przy przyjmowaniu zlecenia mamy rozpisane kolejne etapy, takie jak kontakt mailowy, rozmowa wstępna, wysyłka oferty, akcept oferty, przygotowanie umowy. Z kolei na etapie projektowania lista jest już duuużo dłuższa: mamy najpierw zadania związane z opracowaniem stylu wizualnego, potem pierwsze szkice projektów, wizualizacje, akcepty klienta, wdrożenie strony www, testy, itdp, itd. Jeśli chciałabyś zobaczyć jak to może wyglądać w praktyce – zapraszamy na nasz kurs Dochodowe Studio Graficzne, na którym pokazujemy wnętrze naszej Asany.
Fajną opcją w Asanie jest też tworzenie projektu w formie tablicy. To idealny pomysł na przykład na długoterminowe strategie. My w kolejnych miesiącach rozpisujemy sobie większe i mniejsze firmowe cele, uwzględniając przy okazji święta i nasze urlopy. Dzięki tablicy możemy spojrzeć z lotu ptaka na cały rok i sprawdzić czy wyrobimy się ze wszystkim na czas, czy któreś zadanie trzeba przesunąć.
Do dołączania do naszej przestrzeni na Asanie zapraszamy również nasze klientki, z którymi współpracujemy 1:1. Dzięki temu cały proces jest dużo łatwiejszy, wszystkie treści są zebrane w jednym miejscu, i nie trzeba szukać załączników w dziesiątkach wiadomości mailowych. 😉
Czujesz, że nie panujesz nad projektami, że rozjeżdżają Ci się terminy i nie pamiętasz co, kiedy i komu masz odesłać? W takim razie gorąco polecamy Ci Asanę! Gwarantujemy: dzięki niej poczujesz, że w końcu PANUJESZ nad pracą. My używamy Asany od początku istnienia naszego studio… i nie wyobrażamy sobie życia bez niej. Serio, serio!
02
Na co dzień pracujemy na dużej ilości plików, więc potrzebny nam jest wirtualny dysk do przechowywania danych. Postawiłyśmy na Dropbox – bez niego ani rusz! Na firmowym koncie przechowujemy projekty, które powstają dla naszych klientek. Gdy zaczynamy współpracę 1:1 z nową klientką, tworzymy przestrzeń dla danego projektu z odpowiednią strukturą folderów i udostępniamy wybrane foldery klientce. To bardzo ułatwia proces przekazywania plików – klientka wgrywa wszystkie potrzebne zdjęcia i teksty bezpośrednio na dysk do wskazanego folderu. Nic się nie gubi, a wielkie załączniki nie zapychają nam skrzynek.
SYNCHRONIZACJA WYBIÓRCZA I PLIKI W CHMURZE
Na Dropboxie przechowujemy także nasze pliki firmowe, takie jak dokumenty księgowe, grafiki reklamowe, produkty, etc. Pomimo dużej ilości plików wszystko działa szybko i sprawnie. Dzieje się tak również dzięki automatycznej wybiórczej synchronizacji – na komputerach przechowujemy tylko te foldery, z których korzystamy na bieżąco. Pozostałe pliki pozostają zawieszone w chmurze i można je zsynchronizować w razie potrzeby.
Jak widzisz, Dropbox to bardzo przydatne i … bezpieczne narzędzie. Pliki znajdują się w chmurze, więc w razie wyjazdu, urlopu, lub, nie daj Boże! awarii firmowego komputera, możesz dostać się do swoich materiałów z dowolnego sprzętu. Wystarczy Ci podłączenie do Internetu.
Dzięki funkcji Dropbox Transfer można też wysyłać duże pliki bezpośrednio do klienta. Kiedyś do tego celu używałyśmy serwisu WeTransfer. A teraz już nie musimy! Wystarczy, że wygenerujemy link do transferu – klientka po kliknięciu będzie miała możliwość pobrania pliku na swój komputer.
03
Ale czasami Dropbox to za mało – wtedy z pomocą przychodzi nam Dysk Google! Dropbox to przestrzeń idealna do przechowywania plików różnej maści. Z kolei Dysk Google sprawdza się najlepiej przy plikach przeznaczonych do współedycji. To tutaj tworzymy dokumenty tekstowe, takie jak umowy współpracy, teksty do szkoleń i prezentacji czy treści do zamieszczenia na stronie www klientek. Na Dysku tworzymy również pliki, które udostępniamy do edycji naszej wirtualnej asystentce. Mamy na przykład osobny plik, w którym spisujemy teksty artykułów do zamieszczenia na blogu, takie jak ten, który właśnie czytasz!
Często korzystamy też z Google Forms, gdzie tworzymy ankiety. W ankietach sprawdzamy zarówno zainteresowanie naszymi przyszłymi produktami, jak i poziom satysfakcji klientek po zakupie szkolenia lub zrealizowaniu usługi. Choć istnieją ciekawsze graficznie rozwiązania (jak np. Typeform), to bezpłatne Google Forms jest wystarczające na nasze potrzeby. Pod względem analitycznym korzystamy z Arkuszy Google, gdzie powstają raporty i wyliczenia, na przykład dotyczące naszych kampanii reklamowych. No a w Google Docs piszemy wszystkie teksty, które później trafiają na blog, do kursów, szkoleń i newsletterów. Dzięki temu możemy w łatwy sposób współpracować z innymi specjalistami.
04
Chcesz się z kimś umówić na spotkanie, ale nie możecie zgrać terminów? „Może być przyszły piątek o 8:45?” Znasz to, Dziewczyno? My dobrze pamiętamy ten czas, kiedy ustalenie terminu z klientką potrafiło nam zająć dobrych kilka dni! Serio! Dlatego postanowiłyśmy przestawić się na planowanie spotkań w Calendly, a od niedawna w bezpłatnym, polskim narzędziu Zencal. Odkąd zaczęłyśmy używać kalendarzy online, umówienie się na spotkanie przestało być skomplikowanym procesem. Raz na zawsze pożegnałyśmy się z tym utrapieniem.
Jak działają kalendarze online takie jak Calendly czy Zencal?
W aplikacji z kalendarzem wpisujemy naszą dostępność, przeważnie na miesiąc do przodu. Tworzymy różne rodzaje spotkań – krótsze spotkania wstępne, i dłuższe, na przykład godzinne konsultacje. Przesyłamy klientce link do naszego kalendarza z dostępnymi terminami. Wystarczy, że klientka kliknie w wybrane pole i potwierdzi godzinę, i już, zrobione! Dla pewności klientka otrzymuje powiadomienie mailowe – możesz samodzielnie stworzyć jego treść. Zarezerwowanie spotkania powoduje, że w kalendarzu blokuje się dany przedział czasowy. Klientki otrzymują maile przypominające o spotkaniu, a w razie potrzeby mogą również za pomocą jednego kliknięcia odwołać lub przełożyć konsultację z odpowiednim wyprzedzeniem.
Dzięki kalendarzom online po prostu o wiele skuteczniej zarządzamy naszym czasem, tym bardziej, że to narzędzie zintegrowałyśmy z Zoomem (można je połączyć także z bezpłatnym Google Meets). Po rezerwacji terminu spotkania automatycznie tworzy się nowy meeting w Zoomie wraz ze swoim unikalnym linkiem. Jest on wysyłany do klientki w wiadomości potwierdzającej rezerwację terminu.
05
Chociaż w codziennej pracy koncepcyjnej bazujemy na programach z pakietu Adobe (Illustrator, Photoshop, XD, InDesign), to w ostatnim czasie coraz częściej korzystamy również z Canvy. Wiemy, że w pierwszej chwili to może być zaskoczenie! Ale ten program naprawdę szybko się rozwija i co chwilę pojawiają się w nim nowe funkcje.
Jedną z opcji, z której korzystamy na co dzień, jest możliwość tworzenia plików do udostępnienia. Kiedy tworzymy grafiki do social media dla naszych klientek, na koniec współpracy udostępniamy link do szablonu stworzonego w Canvie. Wgrywamy do niego również elementy stworzone w innych programach (ten plik nazywamy Starter Packiem). Dzięki temu klientka ma dostęp do swoich grafik i może je później samodzielnie edytować z poziomu panelu Canvy, a jednocześnie może korzystać z dobrodziejstw bogatych zasobów tego programu i, po odpowiednim przeszkoleniu, samodzielnie dobierać ikony czy ilustracje wpisujące się w nowy styl marki. Zdecydowanie polecamy takie rozwiązanie!
Same także coraz częściej korzystamy z tego narzędzia: animowane gify, animacje na planszach, których później używamy w rolkach, i naprawdę imponująco dokładna funkcja szparowania zdjęć to nasze top opcje Canvy.
Muszę przyznać, że my już nie wyobrażamy sobie funkcjonowania na co dzień bez Asany, Dropboxa czy Zencala.
A Ty, z jakich narzędzi biznesowych korzystasz? Bo mamy nadzieję, że nie utrudniasz sobie pracy, robiąc wszystko naokoło, right? 😉
Cheers!
Ania
czytaj dalej
W podobnych tematach
przeczytaj lub posłuchaj
Jak nie marnować czasu, czyli 7 rzeczy, których nie robimy w naszym studio
Jak zarządzać czasem w studio graficznym – podcast #11
Dlaczego pracujesz na okrągło, a w kieszeni wciąż pustki – podcast #09
zabierz się do pracy
pobierz materiały
Bezpłatne SZKOLENIE
Jak wycenić pracę graficzną?
Obejrzyj szkolenie i dołącz do listy biznesowej dla graficzek i webdesignerek, gdzie uczymy, jak prowadzić dochodowe studio graficzne.
Hello, Girl!
Jesteśmy Karla i Ania, czyli kreatywne duo graficzek i strategów komunikacji.
Od ponad 10 lat wspieramy kobiece biznesy i świadczymy szyte na miarę usługi projektowe. Oferujemy branding, projektujemy grafiki i strony www dla charyzmatycznych, dziewczyńskich biznesów. Wspieranie innych graficzek, naszych sióstr po fachu, to nasze oczko w głowie. Zobacz, co jeszcze możemy Ci zaoferować.
Mailing dla graficzek to nasza perełka 
Posłuchaj podcastu dla graficzek 
Kurs "Dochodowe Studio Graficzne"
Zobacz produkty dla graficzek 