W co włożyć ręce, kiedy masz mało czasu? Graficzny Coworking – podcast #26

Dzisiaj powiemy o priorytetach i różnych zadaniach, które w naszej branży lubią się spiętrzać. Za chwilę czeka nas ten moment w roku, kiedy zaczyna się dziać naprawdę dużo zarówno w pracy jak i w życiu osobistym. Jeżeli nie masz w pracy wypracowanego konkretnego sposobu do zarządzania swoimi projektami i zadaniami, może zdarzyć się sytuacja, kiedy nie będziesz wiedzieć, w co ręce włożyć i czym się zająć najpierw. Czasami się śmiejemy, że to ten moment, kiedy nie wiadomo co olać jako pierwsze, bo najchętniej byśmy wykreśliły z naszej listy absolutnie wszystko. Pewnie znasz to uczucie – moment, kiedy lista pęka w szwach, a Ty masz ochotę w popłochu uciekać z biura i schować się z poczuciem przytłoczenia. Dzieje się tak, bo nie zareagowałyśmy odpowiednio we właściwym czasie i nie przygotowałyśmy sobie wewnętrznego procesu ogarniania zadań firmowych na moment ich spiętrzenia. Przegapiłyśmy moment, kiedy należało się zająć podwalinami naszego działania, a nie odhaczaniem na bieżąco wszystkich zadań z bardzo, bardzo długiej listy rzeczy do zrobienia. 

Dzisiaj podzielimy się z Wami naszymi sposobami, które pomagają nam wprowadzić konkretną strukturę w zadaniach. Opowiemy o narzędziu, które ma za zadanie pomóc Ci w zaplanowaniu nie tylko pracy bieżącej, ale też nad zadaniami, które odpowiadają długofalowo za rozwój Twojego studio graficznego. Jeżeli robimy tylko zadania, które na bieżąco wołają o naszą uwagę, to w zasadzie jesteśmy w trybie przetrwania. Robimy wtedy tylko to, co niezbędne i wypychamy to, na co ktoś czeka. To jest plan minimum – zrobię to, żeby wszyscy mi dali święty spokój, a to, co może poczekać, to odkładam, bo faktycznie w tej chwili nie daję rady. Ale problem polega na tym, że właśnie to, co odkładamy na później, ma najczęściej największe znaczenie dla harmonii i zrównoważonego rozwoju. 

Jeżeli na co dzień tworzysz listy zadań to do list, być może wpisujesz np. trzy priorytety na dany dzień. Pilne zadania trafiają na samą górę, bo to są te zadania, które koniecznie musimy w danym dniu wykonać. Wszystkie pozostałe wpisujesz pod spodem. Jak się uda je zrealizować to dobrze, ale jak się nie uda, to przepisujemy je na kolejny dzień. Jednak ryzyko korzystania z tej metody jest takie, że odhaczasz priorytety i masz poczucie, że zrealizowałaś swoje zadania na dziś, ale te spod spodu ciągle przepisujesz na kolejne, kolejne i kolejne dni. Wszystko, co jest na końcu, spada nam w harmonogramie, przez co finalnie mija cały miesiąc i żadne z tych zadań nie zostało wykonane. To jest ryzyko korzystania z tej prostej metody i niezajmowania się tym, co ważne. 

Narzędzie, o którym mowa to macierz Eisenhowera. To jest dość znany sposób, chociaż może nie każdy go tak skomplikowanie nazywa. To narzędzie jest sortownią zadań, która pozwala nadać im odpowiedni priorytet i ważność. Polega na tym, że zadania dzielimy na cztery kategorie. W pierwszej ćwiartce umieszczamy zadania PILNE i WAŻNE – to, od czego trzeba zacząć. Najczęściej są to zadania, które muszą zostać wykonane dla klientów, np. jeżeli to zadanie nie zostanie wykonane, to grożą nam jakieś konsekwencje, bo jesteśmy związane umową i mamy konkretny deadline do spełnienia. Jeżeli te nasze zadania nie zostaną spełnione w odpowiednim czasie, coś może się posypać i odczujemy tego konsekwencje. Najczęściej są to zadania z zewnątrz, które przez nas na początku nie są postrzegane jako naprawdę ważne. 

W drugiej ćwiartce mamy zadania PILNE, ale NIEWAŻNE. To zadania, które pochodzą z zewnątrz. Najczęściej są to rzeczy, które nie wymagają naszej ekspertyzy. Są związane z wyklikiwaniem pewnych rzeczy, z opisywaniem dokumentów, kompletowaniem informacji, czy researchem. Nie są to zadania, które wymagają naszego graficznego geniuszu. Są ważne dla funkcjonowania firmy, ale niekoniecznie to Ty musisz się nimi zajmować. To są te zadania, które można i trzeba oddelegować, bo doba ma tylko 24 godziny i nie da się wszystkich zadań upchnąć w dniu pracy, szczególnie że zadania z tej kategorii mają tendencję do włażenia na listę priorytetów, ponieważ są dość łatwe i zazwyczaj nie wymagają większych umiejętności, więc poświęcamy im czas, bo zakładamy, że zrobimy to szybko i będziemy mieć z głowy. Potem się okazuje, że to wcale nie było tak szybko i wcale nie tak z głowy. Zadanie wraca na listę i cały czas tam krąży, choć tak naprawdę jest nieważne z punktu widzenia całego rozwoju. 

Trzecia kategoria to NIEWAŻNE i NIEPILNE. To rzeczy, które uwielbiamy robić w tzw. międzyczasie – poprzeglądanie mediów społecznościowych, zaglądanie do innych grafików, przeglądanie usług, które sprzedają inni. Te rzeczy nas interesują i mamy często poczucie, że czytamy to, bo to się przyczynia do naszego rozwoju, a także rozwoju naszej firmy. Finalnie okazuje się, że to rozpraszacz, który absolutnie nie przybliża nas do żadnego konkretnego celu, a raczejj odciąga nas od zadań, które są w innych ćwiartkach i które  faktycznie powinniśmy realizować, zamiast scrollować posty. W tej ćwiartce powinny znaleźć się też zadania domowe, które wspaniale wpasowują się pomiędzy bloki pracy. Mamy tu na myśli np. wstawianie i wieszanie prania, rozładowywanie i ładowanie zmywarki, jakieś drobne telefony domowe. Takie rzeczy zawsze łatwo wchodzą na listę rzeczy do zrobienia i później dezorganizują pozostałe rzeczy na niej. Te zadania wchodzą w nasz czas służbowy szczególnie kiedy nie mamy wydzielonego konkretnego miejsca do pracy. Dlatego jeżeli jesteś w stanie jakkolwiek się od tego uwolnić, to serdecznie polecamy, żeby oddzielić jedno od drugiego i nie wpisywać zadań domowych na listę priorytetów zawodowych. Tak naprawdę to powinnaś mieć być dwie osobne macierze Eisenhowera –  jedną do zadań firmowych, a drugą na zadania domowe. 

W ostatniej ćwiartce znajdują się zadania, które są WAŻNE, ale NIEPILNE. To są te zadania, które przepisujemy z listy na listę i mamy tendencję do odkładania ich na później. To zadania, które wiemy, że trzeba zrobić, ale nie możemy się do nich zmobilizować, bo najczęściej nie mają konkretnego deadline’u i to jest tutaj chyba główny problem. Te zadania zazwyczaj pochodzą z wewnątrz, czyli od nas samych. Dlatego jeżeli nie mamy w sobie wewnętrznego szefa, który potrafi wyciągnąć bacik i strzelić nim nad głową, to będziemy skłaniać się ku wykonywaniu zadań, które mają swojego szefa na zewnątrz, bo on potrafi wywrzeć na nas odpowiednią presję. Same na sobie tej presji albo nie chcemy wywierać, albo nie umiemy, przez co nie potrafimy się zmotywować do tego, żeby się tym zająć. Druga cecha przeszkadzająca w realizacji tego typu zadań, to ich abstrakcyjne określenie, bo najczęściej są to duże i słabo skonkretyzowane zadania, np. stworzyć swoją stronę internetową. To zadanie jest bardzo obszerne. Tak naprawdę składa się z wielu mniejszych zadań, które jednak trzeba sobie najpierw uświadomić, następnie rozpisać i zacząć je umieszczać w części Pilne i ważne. Dopiero wtedy będą miały szansę zmaterializować się kawałek po kawałku w duże zadanie z kategorii Ważne, ale niepilne. Żeby te zadania mogły się faktycznie wydarzyć, musimy je zacząć konkretyzować i nakładać im deadline. 

Jeżeli chcesz przejść od mglistych celów do jasnego planu na realizowanie swoich zamierzeń, polecamy Ci nasz odcinek i wpis o celach SMART. Dodatkowo powyżej znajdziesz grafikę, która przedstawia macierz Eisenhowera z konkretnymi przykładami formułowania zadań w każdej z ćwiartek, co może być pomocą, gdy brak Ci inspiracji lub nie wiesz, od czego zacząć, jak to poukładać, jak nazwać te zadania. Pomocne może być też oznaczanie zadań konkretnymi kolorami. Ten sposób może pomóc Ci zmobilizować się, by pewne zadania realizować, inne oddelegować, a z niektórych zrezygnować. Każdy sposób na to, żeby podzielić zadania na cztery kategorie, jest dobry i każdy warto wypróbować. 

Zachęcamy Cię również do wypróbowania pracy w coworkingu graficznym, w ramach którego razem z innymi graficzkami na zamkniętych sesjach pracujemy wspólnie nad zadaniami Niepilnymi a ważnymi, ograniczamy rozproszenia, które zazwyczaj znajdują się na liście Niepilne i nieważne. Jeżeli masz problem ze wzbudzeniem w sobie wewnętrznego szefa i nie umiesz sobie od czasu do czasu strzelić batem nad głową, to zapraszamy Cię serdecznie na nasze sesje. Karolina będzie batem i możemy obiecać, że będzie się w to bardzo angażować i wczuwać. 

Nasze coworkingi trwają od listopada, a spotykamy się dwa razy w tygodniu na dwie godziny. Pracujemy w blokach czasowych z przerwami, mamy włączone kamery, wyłączone mikrofony i dzięki temu praca po prostu idzie. Założeniem całego coworkingu jest praca. W trakcie tych dwugodzinnych bloków czasowych masz się skupiać na zadaniach, które mają popchnąć Twój biznes do przodu. Realizujemy zadania typu: Stworzyć stronę internetową, czyli te, które wiecznie odkładamy i przepisujemy, bo zajmujemy się tylko zadaniami, które są dla klientów, więc pracujemy w swoim biznesie, a nie nad swoim biznesem. My również bierzemy udział w tym coworkingu, realizujemy podczas niego zadania i musimy przyznać, że te spotkania naprawdę działają mobilizująco. Sam fakt, że ktoś jest po drugiej stronie kamery i nas obserwuje, powoduje, że faktycznie czujemy, że musimy pracować. To sprawia, że nastawiamy się na te dwie godziny pracy, nie zajmujemy się różnymi rozpraszaczami, tylko faktycznie te dwie godziny we wtorek i w czwartek pracujemy. 

Od dziewczyn, które wzięły udział w listopadowym coworkingu, mamy sygnały, że widać już konkretne efekty. Sylwia chwali się często na stories, że kolejna podstrona strony internetowej została wdrożona. Z kolei Paulina opracowuje swoje posty na media społecznościowe i regularnie je wypuszcza. Edyta pracuje nad lead magnetem i konsultuje się z nami. Przed każdym spotkaniem coworkingowym, czyli przed tymi dwiema godzinami sesji, mamy zawsze przewidziane pół godziny na pytania, konsultacje, rozwiewanie wątpliwości, czy zaprezentowanie jakichś technicznych narzędzi, które można wykorzystać. Bardzo chętnie odpowiadamy na te pytania, bo to pozwala usprawnić i przyspieszyć pracę, a czasem wystarczy dosłownie kilka drobnych wskazówek i praca od razu idzie sprawniej oraz przynosi więcej efektów. Więc w zasadzie to są 2,5 godzinne spotkania odbywające się dwa razy w tygodniu, które mocno pchają biznes do przodu. Spotkanie w grupie otwartych ludzi, którzy pracują w podobnej branży, umożliwia zdarzenie pomysłów czy wątpliwości odnośnie czegoś, porozmawianie i poznanie punkt widzenia kogoś, kto być może na dane zadanie patrzy trochę inaczej lub był już w podobnej sytuacji i podzieli się swoim rozwiązaniem. Siła grupy i wspierającej społeczności dobrze działa na motywację i warto to wykorzystać. 

Jeżeli jesteś zainteresowana taką wspólną pracą, dołącz do coworkingu w danym miesiącu. Otrzymasz link do pokoju spotkań, który jest aktywny w miesiącu, który opłacasz, a po zakończeniu tego miesiąca możesz zdecydować czy chcesz kontynuować i wykupujesz dostęp do kolejnych sesji. Możesz sobie odpowiedzieć na pytania: Czy zrealizowałaś swoje zadania? Czy jesteś o wiele dalej niż się spodziewałaś? Czy możesz na razie zapauzować pracę nad swoimi zadaniami? Tak naprawdę chyba nigdy się nie zdarza, że już nie mamy nad czym pracować, zwłaszcza że w trakcie coworkingów graficznych pojawiają się ciągle nowe perspektywy, jak np. dywersyfikacja przychodów, a po naszych dziewczynach widzimy, że zaczynają już u nich kiełkować pomysły na różne własne produkty czy dodatkowe usługi. To jest naprawdę mega inspirujący czas i atmosfera. Warto z tego skorzystać.